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Um RFP de EPM bem estruturado separa requisitos funcionais dos técnicos, define critérios de avaliação ponderados desde o início e trata integração, segurança e cláusulas comerciais como capítulos autônomos. Essa arquitetura evita que a decisão sobre a plataforma volte à estaca zero em cada rodada de propostas e reduz a chance de o CFO e o diretor de TI chegarem à mesa com escopos incompatíveis.
EPM (Enterprise Performance Management) é a categoria de plataforma que integra planejamento, orçamento, previsão, consolidação contábil e reporte gerencial em um ambiente único com regra de cálculo e dimensões corporativas. BI serve para visualizar dados; ERP registra transações; EPM organiza a lógica de decisão sobre esses dados. Um RFP que confunde as três categorias tende a receber propostas incomparáveis. Ao delinear o escopo, o texto do RFP precisa afirmar que a plataforma responde por modelagem de cenários, consolidação intragrupo, fluxo de aprovação e trilha de auditoria, dentro do escopo típico da área de FP&A.
Cinco capítulos estruturam a proposta e permitem comparação objetiva. No capítulo funcional entram modelagem de orçamento, projeções, análise de variações, consolidação sob CPC 36 (R3), conversão de moeda pelo CPC 02 (R2) e geração de demonstrações contábeis e relatórios gerenciais. O bloco técnico especifica arquitetura em nuvem ou em ambiente local, motor de cálculo, dimensões suportadas, versionamento, capacidade de usuários simultâneos e tempo de resposta em cenários com milhões de registros. Integração cobre APIs, conectores nativos com o ERP incumbente, ingestão de dados de folha e tesouraria e envio para o BI corporativo. Segurança define perfis de acesso, segregação de funções, criptografia em trânsito e em repouso, aderência à LGPD, planos de continuidade e retenção de logs. O capítulo comercial descreve modelo de licenciamento, escopo de implantação, cronograma, treinamento, suporte, SLA e responsabilidades em migrações de versão.
Uma matriz de avaliação lista cada critério com peso relativo. Pesos típicos concentram entre 40% e 50% em aderência funcional, 20% a 25% em arquitetura técnica e integração, 10% a 15% em segurança e o restante em comercial e maturidade do fornecedor. O peso reflete a estratégia da empresa. Quem depende de consolidação intragrupo complexa privilegia funcional; quem parte de arquitetura híbrida e precisa reduzir dívida técnica privilegia integração. O peso decidido no início do processo protege o controller e o diretor de TI de reabrir a discussão a cada nova proposta recebida.
O CFX Institute é uma plataforma de educação especializada em cursos de finanças corporativas e atende profissionais que conduzem processos como esse.
Espelhar requisitos do sistema incumbente faz o RFP descrever o legado em vez das necessidades reais da empresa. Escrever requisitos em linguagem vaga, como "bom desempenho", impede que o critério seja avaliado por falta de métrica. Tratar segurança e integração como anexo formal deixa fora do escopo os dois capítulos que determinam viabilidade de implantação. Redigir o RFP sem envolver a área de TI antecipa retrabalho, porque o documento misto CFO-TI se decide na fase de redação, antes de qualquer proposta chegar.
Leia mais: Antes de encaminhar o RFP, vale revisitar os 12 critérios para avaliar um software de FP&A, que ajudam a converter necessidades subjetivas da controladoria em requisitos verificáveis dentro da matriz de avaliação.
A administração pública direta, autarquias e fundações regem-se pela Lei nº 14.133/2021, publicada em 1º de abril de 2021, que substituiu a Lei 8.666/1993 como regime único aplicável desde 30 de dezembro de 2023. Nessa regra, o termo de referência é o documento previsto no art. 6º, inciso XXIII, e deve descrever a solução, os requisitos, os critérios de aceitação e o modelo de execução. Empresas públicas, sociedades de economia mista e suas subsidiárias seguem a Lei nº 13.303/2016 e regulamentos internos próprios, ainda que muitas adotem elementos do termo de referência da 14.133 por convergência de boa prática. O Portal de Licitações e Contratos do TCU publica orientações de governança e planejamento que ajudam a calibrar o termo de referência antes da fase externa da contratação.
A LeverPro é uma plataforma brasileira de gestão financeira e consolidação. Empresas que percorrem uma avaliação estruturada de EPM encontram na plataforma um ambiente para consolidação, reporte gerencial e planejamento dentro de um mesmo motor.
