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O orçamento e a projeção financeira são ferramentas utilizadas pelas empresas para estabelecer um plano de onde a administração deseja levar o negócio - orçamento - e se estão seguindo na direção correta - projeção financeira.
Ambas ferramentas são de grande importância para o processo de Gestão Orçamentária. Para aproveitar este artigo com maior entendimento, recomendamos que, antes de prosseguir com esta leitura, recomendamos a leitura de nosso Guia Completo para a Gestão Orçamentária.
Embora o orçamento e a projeção financeira sejam frequentemente confundidos, existem diferenças significativas entre eles. Enquanto o orçamento é uma estimativa de receitas e despesas futuras para um período determinado, a projeção financeira antecipa eventos futuros com base em dados históricos e tendências atuais, visando incorporar as atualizações do ambiente ao cenário esperado.
Um budget, também conhecido em português como orçamento, é um esboço das expectativas do que uma empresa deseja alcançar em um determinado período, geralmente um ano.
É uma ferramenta essencial que inclui estimativas de receitas, despesas, fluxo de caixa e redução da dívida projetada. Ao comparar o orçamento com os resultados reais, é possível calcular as variações que resultam em valiosos inputs para o processo de tomada de decisões dentro das organizações. O orçamento deve refletir a saúde financeira, o fluxo de caixa e as metas da empresa.
O budget passa por revisões periódicas, normalmente uma vez por ano fiscal, para garantir que as informações estejam atualizadas. Além disso, o orçamento estabelece uma base para comparar os resultados reais e avaliar o desempenho em relação às expectativas.
Sendo assim, o orçamento pode ser criado para qualquer período de interesse, seja trimestral, semestral ou outro intervalo de tempo relevante para as necessidades da empresa. A duração e o período do orçamento podem variar de acordo com as circunstâncias e preferências da organização. A flexibilidade na definição do período do orçamento permite que as empresas se adaptem melhor às mudanças nas condições comerciais e ajuda na tomada de decisões mais precisas e atualizadas.
Um orçamento tem o potencial de estabelecer as metas desejadas por uma empresa ao longo de um determinado período, seja trimestral ou anual, englobando projeções de fluxo de caixa, receitas, despesas e redução de débitos. Ao término do período estabelecido, é possível confrontar o orçamento com os resultados efetivos obtidos.
O forecast, ou projeção financeira, em português, envolve antecipar o desenrolar de eventos futuros, com base em análises de acontecimentos passados e presentes. Em essência, trata-se de uma estratégia de suporte à tomada de decisão, auxiliando as organizações a lidar com a incerteza do porvir ao examinar dados históricos e padrões emergentes. Essa ferramenta de planejamento permite que as empresas tracem e analisem cenários econômico/financeiros mais aderentes à realidade que se materializa ao longo do percurso.
Atualizada de forma regular, usualmente a cada mês ou trimestre, sempre que mudanças significativas afetam a expectativa de desempenho da organização dentro do período analisado, por exemplo, através de alterações de inventário, operações e planos de negócio da empresa.
É possível que seja elaborado tanto para o curto prazo como para o longo prazo. Por exemplo, uma organização pode estabelecer projeções trimestrais de receita. Caso um cliente relevante seja perdido para a concorrência, é provável que as projeções de receita exijam revisão.
Com base nos dados projetados, uma equipe de gestão pode utilizar a projeção financeira para tomar medidas que redirecionem a trajetória da organização, reduzindo o tempo de resposta da organização e favorecendo seu bom desempenho.
Quando uma organização elabora um relatório de projeção financeira, estabelece um período para a projeção e, posteriormente, coleta todos os registros financeiros anteriores e os documentos relevantes que possam trazer insumos para sua compreensão.
O relatório irá registrar, acompanhar e analisar informações essenciais, tanto relatórios internos, como o DFC (demonstrativo de fluxo de caixa), DRE (demonstrativo de resultado do exercício) e Balanço Patrimonial, quanto relatórios de informações indicativas de comportamento do mercado, como análises setoriais e econômicas.
Budget e Forecast são instrumentos valiosos para o planejamento do futuro de uma organização. No entanto, eles se diferenciam significativamente em vários aspectos:
O orçamento consiste na elaboração de demonstrativos financeiros de forma abrangente para um período específico, contemplando receitas, despesas, fluxo de caixa e projeções de investimento. O ideal é que esse processo envolva diversos departamentos, a fim de fornecer uma visão abrangente e detalhada da perspectiva da empresa para o período desejado.
O orçamento da organização é usualmente iniciado pelo processo de estimativa de vendas, seguindo para o orçamento de produção e terminando com o de despesas. Permeando todos os departamentos essa ferramenta tem papel chave como plano direcionador para o futuro.
Por outro lado, as projeções são normalmente atualizadas em intervalos mensais ou trimestrais, diferentemente dos orçamentos, que são normalmente planejados para um ano inteiro. Por meio da projeção, a empresa pode vislumbrar seu destino e , caso necessário, ajustar o orçamento de acordo com suas necessidades, realocando recursos de acordo com as projeções.
Em resumo, embora ambos sejam elementos essenciais do planejamento empresarial, o orçamento concentra-se na criação de um plano financeiro abrangente, enquanto a projeção fornece atualizações regulares e insights para ajustar o orçamento de acordo com as mudanças do ambiente de negócios.
Geralmente, o budget é elaborado antes do forecast. Enquanto o orçamento revela a estrutura ou a orientação financeira de uma empresa, a previsão acompanha se a empresa está alcançando ou não suas metas financeiras conforme estabelecido no orçamento. A previsão financeira de longo prazo pode ser realizada mesmo sem um orçamento prévio, mas provavelmente se baseará em indicadores-chave extraídos de orçamentos anteriores.
Um orçamento descreve a direção que a administração deseja seguir com a empresa. Uma projeção financeira é um relatório que ilustra se a empresa está alcançando suas metas orçamentárias e para onde está indo no futuro.
Às vezes, um orçamento pode conter metas que não podem ser alcançadas devido a mudanças nas condições de mercado. Se uma empresa utiliza o orçamento para tomar decisões é válido lançar mão das projeções, para ter previsões mais aderentes às condições de mercado vigentes.
O budget e o forecast devem trabalhar em conjunto. Por exemplo, projeções financeiras de curto e longo prazo podem ser utilizadas para auxiliar na criação e atualização do orçamento de uma empresa. Não é sempre necessário ter um orçamento para todo o ano fiscal, embora muitas empresas o façam.
No entanto, a projeção é relevante em função de sua aderência à situação atual, podendo evidenciar a necessidade de ação. Enquanto isso, o orçamento pode conter metas que não podem ser alcançadas se o orçamento for muito otimista.
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