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Toda empresa em sua fundação, tem planos e metas a serem alcançadas, e ao longo desta jornada, essas metas vão sendo alteradas e atualizadas. Essas metas importantes fazem com que ela tenha um caminho a seguir, um direcionamento.
E a gestão orçamentária nada mais é que um plano financeiro baseado nas receitas e despesas de uma empresa esperadas ao longo de um período, construído com o objetivo de auxiliar a empresa a alcançar estas metas.
A gestão orçamentária ajudará a estimar os gastos, identificar o capital disponível e projetar a receita. Sua função também é descrever as metas financeiras e operacionais da organização, portanto, pode ser considerado um plano de ação que o ajuda a alocar recursos, avaliar desempenhos e formular planos.
Como todo planejamento, é necessário monitorar o que foi proposto, desta forma faz parte do conceito de gestão orçamentária planejar e monitorar os resultados financeiros do seu negócio. Com planejamento e o constante monitoramento, é possível realizar os ajustes no orçamento sempre que for necessário.
É possível atingir metas sem planejamento financeiro adequado?
Em alguns casos é até possível, mas na maioria das vezes, não. Assim sendo a importância da gestão orçamentária se reflete na manutenção da empresa no caminho para atingir seus objetivos.
Índice
Como escolher uma solução de Gestão Orçamentária? Conforme descrito anteriormente, a gestão orçamentária permite que as empresas desenvolvam planos e estratégias de crescimento, atividades geralmente inclusas dentro das funções da equipe de FP&A de uma empresa.
É a partir do planejamento orçamentário que será garantido e validado que os processos fiquem alinhados para atender às metas de receita e lucro.
Você conhece alguma empresa sem um plano estratégico?
Você gostaria de ser contratado por uma empresa sem um plano específico?
Pois é, gerir uma empresa sem um planejamento orçamentário é como entrar em uma empresa e não saber a sua função, é não saber o que deve ser feito.
Planejamento orçamentário é feito para comparar o cenário atual, com o anterior.
É utilizado o resultado atual da empresa, frente ao resultado passado, concomitante com a análise do mercado em que ela está inserida e tudo isso alinhado com as expectativas de seus gestores. É desta forma que será traçado objetivos e planos para atingir o que foi determinado.
O processo de análise das informações passadas, das atuais e dos futuros resultados, deve ser feitos de forma contínua, uma vez que as empresas identificaram oportunidades de redução de custos, aumento de receita e redução de riscos por meio da simulação de cenários alternativos.
Mas não é somente isso, além destes objetivos descritos, é importante para o direcionamento da empresa e melhoria constante dos resultados, o planejamento orçamentário conter uma ferramenta de alinhamento e engajamento com todo o time da empresa, que passará a ter uma visão clara de futuro e o entendimento do seu papel no atingimento dos objetivos.
De nada faz sentido um plano bem elaborado, se as pessoas que devem executar não estão alinhadas e engajadas. Nada bastará um plano muito bem executado no papel, se não souber propagar ele para os colaboradores. Toda empresa é uma equipe, onde que, se uma pessoa falha no processo, poderá prejudicar todo o restante da cadeia produtiva. Por isso, é de extrema importância fazer um trabalho de análise e planejamento das finanças da sua empresa, acompanhado por um controller ou um profissional de FP&A.
Esse alinhamento é primordial para que o planejamento orçamentário tenha sucesso.
Todo planejamento requer uma estrutura. Essa estrutura permitirá que o plano tenha uma visão clara do que deve ser feito.
A primeira parte deste processo é a análise dos dados financeiros da empresa e a escolha do tipo de planejamento orçamentário a ser utilizado.
Nesta primeira fase, as empresas fazem o levantamento inicial de dados e informações históricas, além de utilizar as premissas feitas na estruturação do planejamento orçamentário.
A partir dessas premissas iniciais, são elaborados os planos financeiros de receitas, despesas e investimentos da empresa, cujos focos principais são:
Está se tornando cada vez mais comum a elaboração do plano orçamentário, utilizando conceitos de orçamento colaborativo, ou orçamento participativo, em que cada gestor realizará o orçamento junto ao seu departamento.
Dessa forma, a elaboração do orçamento ocorre com muito mais agilidade, além de proporcionar maior engajamento da equipe e gerar informações mais confiáveis de cada setor.
No Brasil, este processo acontece com maior frequência nos últimos meses do ano, quando as empresas começam a planejar o ano seguinte. Porém, isso não é uma regra, dependerá do setor em específico. Empresas que trabalham com sazonalidade, como o setor de agronegócio ou mesmo o setor de moda, por exemplo, costumam elaborar o seu orçamento de acordo com o período em que acontecem seus negócios.
Por isso, é imprescindível a análise das necessidades do seu negócio e do seu setor, no momento de escolha do modelo de planejamento orçamentário que sua empresa irá utilizar.
Não existe um único jeito para realizar um planejamento orçamentário. Entretanto, é fundamental entender a maturidade de gestão da empresa no momento de criar um plano orçamentário.
Essa maturidade é importante, pois existem alguns tipos de planejamento orçamentário e cada um tem sua proposta, sendo algumas metodologias mais complexas e outras mais simples, o que pode fazer total diferença na hora de sua empresa adotar a prática no dia a dia.
Vamos falar de forma breve sobre alguns métodos de criação de orçamento.
Para entender melhor sobre cada um destes métodos, com explicações mais detalhadas e exemplos, leia nosso artigo dedicado aos principais tipos de orçamento empresarial.
O orçamento centralizado é elaborado de cima para baixo, ou seja, os objetivos e as metas são definidos pela diretoria da empresa, sem a participação dos gestores das áreas.
Esse orçamento é menos trabalhoso, entretanto não engaja os colaboradores. Os gestores cobraram por resultados, e os colaboradores executaram aquilo do qual eles não participaram.
Devido ao envolvimento mínimo dos colaboradores, este orçamento também tende a ser menos preciso, já que a diretoria pode não possuir uma visão completa de cada setor da empresa, seus desafios e suas necessidades.
Esta não participação de todos da empresa, pode gerar um descontentamento sobre o que foi definido, entretanto pode ser uma alternativa inicial para as empresas que não possuem nenhum controle orçamentário e precisa começar.
O Orçamento Base Histórico é um modelo desenvolvido a partir dos números do ano anterior. Esse orçamento permitirá calcular o quanto se espera crescer em termos de receita e qual a perspectiva para que os custos e despesas sejam alterados baseado neste crescimento.
Este tipo de orçamento pode ser utilizado para aprender com os erros do passado. Desta forma a empresa não comete os mesmos erros, utiliza o que deu certo, e atualiza o que vem sendo feito, para colher melhores resultados.
Este modelo é um processo mais rápido, e não envolve tantas pessoas da empresa, uma vez que não é necessário revisar e justificar todas as atividades da empresa para criar um orçamento. Também é um bom modelo para ser o primeiro orçamento desenvolvido pela empresa, por ser mais simples e rápido, e ainda poder contar com aprendizados ao analisar a performance de exercícios anteriores.
Este método parte da premissa de que nem todos os eventos ocorridos no ano anterior irão se repetir no próximo ano, e para isso, é feito do zero um novo orçamento, para definir um novo cenário para contas, vislumbrando a real necessidade de capital para cada empresa.
Este orçamento tem o intuito de discutir com o time cada gasto, justificando e avaliando alternativas, para que juntos busquem o atingimento de um objetivo maior.
Como mencionado, neste orçamento, não são utilizadas informações históricas. Desta forma, cada despesa é analisada e discutida, fazendo com que este orçamento leve mais tempo para ser elaborado. Envolve mais pessoas e é mais complexo de ser criado. A vantagem deste modelo é a sua grande capacidade de redução de custos e despesas.
Também é importante ressaltar que, para empresas que estão iniciando, o OBZ será necessário, pois não existe fundamento para criar um OBH. No entanto, isto não significa que o OBZ é restrito apenas a novas empresas. Este modelo de orçamento também pode ser utilizado de forma periódica, ou até mesclada com outras estratégias orçamentárias, com o objetivo de identificar possíveis problemas com o modelo orçamentário utilizado anteriormente.
O OBZ é uma ferramenta poderosa que pode ser utilizado por empresas de todos tamanhos, e deve ser bem estudado. Por isso, escrevemos um Guia Completo sobre Orçamento Base Zero. Confira aqui!
O Orçamento Contínuo, ou Rolling Forecast, é uma metodologia dinâmica, geralmente cobrindo orçamentos em um período de 12 meses, onde ao término do mês corrente, o orçamento é revisado, adicionando-se um novo mês no fim do período que está sendo orçado.
Assim, é possível ter uma atualização periódica do orçamento, através de um plano orçamentário contínuo, de 12 meses para frente, possibilitando um maior envolvimento dos gestores comprometidos ao processo.
Por ser um modelo de orçamento mais complexo e envolvido, mas extremamento poderoso, recomendamos a leitura do nosso artigo só sobre o Rolling Forecast como material de acompanhamento deste artigo.
Apesar de exigir mais empenho dos gestores devido ao constante planejamento, mensalmente, o Rolling Forecast é capaz de oferecer condições para que o gestor identifique problemas no orçamento atual, prevendo futuros problemas e dando a oportunidade de realizar ajustes conforme necessário. Ou seja, é um modelo que demanda mais envolvimento da gerência, mas também é capaz de se adaptar com agilidade a futuras oportunidades ou problemas, melhorando o resultado do financeiro da empresa.
O Orçamento Matricial, conhecido também como Gerenciamento Matricial de Despesas, ou GMD, é um tipo de orçamento conhecido pela facilidade na sua elaboração e pela visão cruzada e objetiva que sua análise proporciona.
Sua implementação é baseada em três (3) princípios:
Seu objetivo principal é analisar e gerir as despesas e as receitas não mais por centros de custos, mas pela visão cruzada de entidades e pacotes, da seguinte forma:
Para saber mais sobre o Orçamento Matricial, leia nosso artigo completo descrevendo o processo, vantagens e desvantagens ,como fazer, com exemplos de estrutura.
Todos esses modelos aqui descritos, tem como objetivo mostrar que para cada etapa da sua empresa, existe uma modalidade que pode ser executada. Cada empresa se adequa com o modelo que se sente mais confortável, visto que todos os estes têm os seus resultados e processos validados.
Após a empresa escolher o modelo que mais se adequa a sua realidade, este passará a ser desenvolvido e validado por todos, para que a empresa possa simular alguns cenários, mediante este planejamento executado.
Assim que cada plano financeiro, receitas, custos, investimentos, entre outros, é finalizado pelo respectivo gestor responsável, a área de planejamento financeiro e controladoria consolidará todas as informações em um plano único, gerando um cenário inicial para a análise de todos da empresa.
Essa versão passa para a análise de todos os responsáveis para que possa ser aprovado e continuar com os processos desenvolvidos.
Nem sempre a primeira versão do orçamento é aprovada pela diretoria ou conselho. Muitas vezes será solicitado ajustes, como aumento das metas de vendas, redução de custos ou despesas, realocação de investimentos, entre outras inúmeras possibilidades.
A este processo, damos o nome de revisões orçamentárias, processo que será descrito ao longo deste artigo.
Importante ressaltar que, como já descrito no decorrer deste artigo, ao se deparar com eventos externos, a empresa passará a elaborar um novo planejamento orçamentário. A partir do primeiro elaborado, e após análises dos novos cenários, é gerado um novo panorama, denominado cenário revisado.
Esse processo faz com que envolva novamente todos aqueles que participaram da elaboração do planejamento anterior, e assim sendo, este passará por novas validações.
A diretoria da empresa valida o novo orçamento, e designa para cada gestor de suas respectivas áreas validarem o novo documento. Os gestores, analisaram e recomendaram alterações se forem necessárias.
Após estas análises, o processo passará por uma nova rodada de validação de todos envolvidos no processo, para de fato concluir o novo plano orçamentário. Caso seja necessária uma nova revisão, deverá ser feito. O arquivo só será validado quando ele atender as expectativas dos proprietários.
Mesmo que aprovado, é recomendado que as empresas criem outros cenários: um realista, um pessimista e outro otimista.
Esses cenários permitirão uma rápida resposta caso aconteçam eventos inesperados, ou surjam oportunidades de negócio.
Por exemplo, durante a pandemia, as empresas tiveram que reaver o planejamento orçamentário, e tiveram que criar cenários onde ocorreram demissões de funcionários, mudança nos canais de venda, contratação de funcionários ou até mesmo uma expansão.
Com esses cenários provisionados, a empresa conseguirá atingir os objetivos com muito mais clareza e eficiência. Estando preparada para diversos cenários que podem vir a acontecer no decorrer do período.
A criação destes cenários é importante para identificar fatores externos, encontrar respostas com agilidade, e mais importante: definir planos de ação para a empresa. Por isso, escrevemos um artigo só sobre o processo de Análise de Cenários, que você pode acessar clicando aqui.
Elaborado o orçamento inicial, levando em consideração todos os possíveis cenários, é necessário o acompanhamento mensal dos resultados, com o intuito de analisar se a empresa está caminhando pelo que foi proposto. De nada adiantará a elaboração do melhor planejamento orçamentário, se o mesmo não é executado conforme foi proposto.
Este acompanhamento é primordial para analisar o andamento, e se possível reajustar o que está sendo feito.
O acompanhamento deverá ser feito, utilizando três instrumentos fundamentais: as análises gráficas, os indicadores de desempenho e os relatórios gerenciais.
Como cada um deve ser utilizado?
Os gráficos devem conter os valores planejados, os realizados e o histórico do ano anterior. Com essas informações, os gráficos mostrarão de forma direta e objetiva, se a empresa está conseguindo obter resultados positivos e quais pontos precisam de atenção.
Segue a mesma premissa das análises gráficas, entretanto, os principais indicadores financeiros de desempenho mostrarão quais pontos precisam ser analisados, ou quais estão se destacando. Proporcionado maiores detalhes sobre o que foi mostrado.
Um bom exemplo disso pode ser o custo de aquisição do cliente. Suponhamos que era esperado um custo de R$200,00, e atualmente, o CAC está em R$300,00, fora da meta proposta. A razão para esta divergência deverá ser avaliada. Houve alguma mudança de estratégia? Houve contratações por parte da equipe de vendas?
É a partir da análise dos indicadores de desempenho que estas perguntas serão levantadas. Essa é a função dos indicadores. É a partir deles que a empresa conseguirá metrificar cada ponto do plano apresentando.
Entretanto, se a empresa escolheu algum cenário que não analise os dados anteriores, o gráfico mostra em tempo real, como a empresa está se comportando, e mediante análise do gráfico, é possível realizar reajustes.
Os resultados da empresa estarão detalhados nas diversas Demonstrações Contábeis consolidadas, uma vez que estes são os documentos legais que demonstram a veracidade das informações ali contidas. Para isso, é necessário ter o entendimento destas demonstrações.
Um bom planejamento orçamentário contará com metas e planos estratégicos que, quando bem executados, levarão a empresa ao caminho que foi almejado. E todo planejamento é feito baseado nos dados e cenários atuais.
Entretanto, esse cenário pode sofrer alterações.
Imaginemos que estamos em um ano político, onde a empresa realizou o seu planejamento orçamentário, baseado no que está acontecendo agora. Taxas de juros atual, políticas macroeconômicas, políticas fiscais, expansionistas, monetárias, entre outras. Ao término das eleições, o novo governo, alterará tais políticas aqui mencionadas.
A empresa, ao se deparar com novos cenários, terá que atualizar o seu planejamento orçamentário.
Por isso, estes planejamentos não devem ser engessados. É preciso estar atento ao que está acontecendo, para que se preciso, seja possível alterar e adaptar o orçamento, para garantir que a meta que foi estabelecida seja atingida.
Desta forma, quando os cenários estabelecidos sofrem alterações por fatores externos, e a empresa tem que se readequar, denominamos de revisão orçamentária. Este processo inclui a necessidade da empresa de reavaliar as metas para o período determinado.
Importante ressaltar, que os fatores que farão a empresa reavaliar são eventos que não estão no controle da organização. Situações que estão no controle da empresa, devem já estar alinhado dentro do planejamento orçamentário.
Esses processos descritos também são realizados para Pequenas e Médias Empresas; no decorrer do artigo, utilizamos conceitos geralmente aplicados em empresas de grande porte. Entretanto, o que foi aqui descrito também pode ser aplicado às pequenas e médias empresas.
Pode até ser que em uma empresa de pequeno e médio porte não contenha tantos gestores envolvidos no processo ou nem mesmo uma área de planejamento e controladoria dedicada à elaboração do orçamento.
Uma vez que as empresas de pequeno e médio porte estão mais suscetíveis as flutuações do mercado, é extremamente benéfico a elaboração de um planejamento orçamentário, sempre acompanhando os resultados e revisando o orçamento. Por não contar com uma estrutura robusta, esse processo se torna cada vez mais importante para essas empresas.
Assim, com uma boa gestão orçamentária, essas empresas podem antecipar decisões, evitar riscos e enxergar oportunidades que, sem este processo, poderiam passar despercebidas.
Análises em qualquer tipo de empresa pode e deve ser feitos. Obviamente, os impactos de algumas decisões são maiores, conforme o tamanho da organização. Mas, não é porque a empresa não tem o tamanho desejado, que deixará de analisar todos os cenários e de ter um planejamento orçamentário.
No Brasil temos um número elevado de empresas familiares, que se caracterizam dentro do perfil aqui descrito, e é de extrema importância que elas elaborem um planejamento orçamentário, garantindo a perpetuidade do negócio.
Após passar por todas as etapas deste artigo, você deve estar se perguntando:
Como eu escolho a melhor solução para a minha empresa?
Essa pergunta é respondida analisando o contexto da sua empresa.
Pode ser que a sua empresa ainda não tenha uma área ou um profissional dedicado para realizar esse planejamento. E em sua maioria, esse trabalho é feito pelo setor financeiro, ou até mesmo pelos sócios.
Caso seja o seu caso, recomendamos que você comece com uma solução mais simples. E no decorrer do processo e da maturação da sua empresa, você aperfeiçoará esse processo e melhorará ele juntamente ao crescimento do seu negócio. O processo sempre passará por revisões, desta forma, o primeiro não sairá tão bom quanto gostaria, mas é somente a partir do primeiro que será possível chegar no modelo desejado.
Tanto as empresas intermediárias como as em estágio avançado, contam com especialistas para realizar essas tarefas.
No caso de uma empresa em estágio intermediário, a grande maioria conta com um controller, este fica dedicado para realizar a gestão orçamentária, e muitas vezes ele conta com outros profissionais da empresa para lhe ajudar. Além dos gerentes e supervisores também estarem envolvidos neste processo.
Mas é de suma importância o entendimento de que mesmo com essa equipe executando o trabalho, a empresa deve continuar focada em sua melhoria contínua. Esse processo de melhoria deve ser feito sempre buscando soluções que busquem sistematizar esse processo, tornando o mais eficiente para a empresa.
No caso das empresas em estágio avançado, normalmente se conta com equipes de planejamento e controladoria, que tem o foco em processos de gestão orçamentária e de melhoria contínua. Essas empresas buscam cada vez mais o detalhamento minucioso das informações para encontrar todos os erros possíveis.
Um equívoco nestes casos, é a criação de dashboard enormes, que mais atrapalham do que ajudam. Informações devem ser claras e precisas. De nada adianta uma base de informações gigantesca, se na hora de avaliar mais confunde do que esclarece.
O foco é sempre no resultado, mas com objetividade e eficiência.
Por isso que automatizar a gestão orçamentária é uma solução ótima para obter muito mais ganhos de produtividade. Gerando muito mais confiança nos dados apresentados e diminuindo os possíveis erros. A automatização permitirá que os responsáveis obtenham de dados mais precisos, podendo realizar trabalhos com mais agilidade e eficiência, e tomar decisões acerca do orçamento empresarial com maior confiança.
Um exemplo de ferramenta de Planejamento Financeiro e Análise é a LeverPro, especialista no setor de automação, que possui hoje um software especializado em projeções, simulações, cenários, indicadores de desempenho, tudo para seu planejamento financeiro e gestão orçamentária.
O uso de uma ferramenta dedicada para suas equipes de Financeiro, Contábil e FP&A garante a otimização das tarefas diárias da sua empresa, diminui a chance de erros e retrabalhos através da automação, e gera mais autonomia e eficiência nos seus processos de gestão, orçamento, análise e tomada de decisões.
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