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Para muitas empresas, inclusive na contabilidade, o ERP vem se tornando cada vez mais relevante e fazendo a diferença na gestão dos negócios.
Desde sempre, um negócio que tem uma boa gestão, tem mais chances de alcançar o sucesso. Mas a gestão nem sempre é algo simples, há muitos números, departamentos, informações para serem apuradas e analisadas. E para isso, o ERP é um aliado indispensável das empresas.
Dentre todos os setores de uma empresa, a contabilidade talvez seja um dos mais importantes com relação a informações. Ao fazer a contabilidade de uma empresa ao longo de anos, a contabilidade terá milhares de informações sobre diversos aspectos da firma, e um bom sistema de ERP ajudará a fazer a gestão e integração de tais dados, desenvolvendo novos relatórios e facilitando a gestão das informações.
Neste artigo, vamos descrever exatamente o que é um ERP, sua importância, a necessidade de ter um ERP em sua empresa, e quais são os principais ERPs que você deve considerar para seu negócio.
Se você busca conhecer mais sobre o uso e a importância de utilizar um ERP na Contabilidade, acompanhe.
ERP é uma abreviação para ‘Enterprise Resource Planning’, ou em português: Planejamento de Recursos Empresariais. Portanto, considerando o que significa, podemos dizer que o ERP na contabilidade pode ter duas funções.
Uma delas está relacionada ao gerenciamento do escritório. Todo escritório de contabilidade possui colaboradores que são responsáveis por clientes ou por determinadas áreas da contabilidade, como recursos humanos, contabilidade e fiscal.
Uma contabilidade conta com outros departamentos, tais como, recepção, financeiro e societário. Todos estes departamentos precisar estar interligados e sincronizados para que o trabalho seja entregue de forma eficiente.
Sendo que um bom sistema de ERP proporcionará ao escritório de contabilidade alcançar um bom nível de organização e eficiência em seus serviços.
Por exemplo, com um bom sistema de ERP, o gestor do escritório terá condições de acompanhar a evolução da contabilidade de uma determinada empresa, podendo avaliar o serviço de cada um dos departamentos.
Outro aspecto que os sistemas de ERP podem ajudar a contabilidade é com relação à integração dos dados das empresas junto à contabilidade.
Como já mencionado, uma contabilidade normalmente presta serviço para diversos tipos de empresas, assim, para conseguir lidar com os documentos contábeis, como notas fiscais, duplicatas pagas, extratos bancários, documentos de colaboradores e demais, um bom sistema, fará a integração agilizando o processo de contabilização.
Querendo ou não, o tempo é essencial. Por isso, quanto mais rápido conseguir entregar a contabilidade do cliente no mês, melhor. Sendo que essa agilidade, ajudará ao escritório a conquistar mais clientes e aumentar as margens de resultado.
Assim, podemos dizer que os sistemas de ERP contribuem de várias formas a contabilidade, tanto na gestão dos processos internos, quanto na integração dos dados dos clientes junto ao sistema do escritório.
Por mais que os sistemas de ERP sejam extremamente eficientes para os mais diferentes negócios, nem sempre o custo de contratar um sistema compensará. Por isso, é importante ficar atento a algumas características para definir se é ou não necessário contratar um sistema de ERP.
Por exemplo: Pequenas empresas e negócios que estão no início, podem deixar passar as vantagens em investir em um sistema de ERP. Por outro lado, há pequenos negócios que têm grandes chances de conseguir fazer a gestão por meio de planilhas e similares. Ou seja, um sistema de ERP pode acabar se tornando um custo muito alto para a empresa, tornando tal iniciativa inviável.
Já as empresas que estão começando, talvez não tenham recursos suficientes para investir. Inclusive, essa avaliação deve ser feita com antecedência. Caso haja orçamento para financiar um sistema de ERP, seria fundamental construir a estratégia e a viabilidade em um plano de negócios, por exemplo.
Empresas que já possuem uma governança, certamente poderão tirar um proveito maior de um sistema de ERP. Mas, antes de implementar um sistema de ERP, é importante avaliar se a estrutura da companhia comporta e necessita deste investimento.
Com relação a negócios maiores, não restam dúvidas que os sistemas integrados podem ajudar na gestão da empresa.
Por exemplo: uma companhia que possui diversos departamentos e muitos colaboradores precisa manter tudo organizado e controlado, a fim de identificar problemas e aperfeiçoar o negócio.
Sob este contexto, é evidente que um bom sistema de ERP fará a diferença. Com um sistema, o gestor poderá emitir relatórios gerenciais, municiados com os dados dos diferentes departamentos. Com tais informações será possível desenvolver uma gestão melhor, auxiliando na tomada de decisão.
Inúmeras são as vantagens em um sistema de ERP.
Por se tratar de um sistema que vai integrar dados de sua empresa podendo até emitir relatórios utilizando esses dados, uma das principais vantagens dos sistemas de ERP está relacionado à integração de dados, permitindo uma maior governança e precisão dos dados financeiros e contábeis utilizados no ecossistema de ferramentas utilizadas na empresa.
Outra vantagem está na possibilidade de desenvolver relatórios dos mais diferentes com os dados integrados. Assim, o gestor terá como avaliar os resultados da empresa, desempenho por setores e demais informações importantes para a tomada de decisão.
Se antes tudo isso tinha que ser feito por meio de uma planilha Excel, ou através de diferentes sistemas independentes, o ERP surgiu para agilizar o processo e economizar tempo da empresa, dos colaboradores e gestores.
Além disso, o uso de um ERP garante uma única fonte de dados contábeis para sua empresa, minimizando a chance de erros na criação de relatórios e documentos devido ao uso de dados desatualizados.
A integração de dados e automação de processos torna os sistemas de ERP, soluções para a burocracia, obtendo um controle geral da companhia.
Por exemplo: para enviar o informe de rendimentos dos colaboradores, o setor de RH poderá automatizar o processo através de um sistema de ERP, onde o sistema enviará por e-mail o informe, diretamente ao colaborador. Ao receber, o colaborador poderia acusar recebimento e confirmar no sistema a entrega. Desse modo, otimizando atividades rotineiras da empresa e trazendo mais eficiência para a organização.
Processos de auditoria, onde os analistas solicitam diversos documentos, comprovantes, relatórios contábeis, dentre outros, podem ser tornar muito mais simples, por meio de um sistema de ERP.
Com o sistema, o gestor poderá imprimir os relatórios e documentos e enviar diretamente a auditoria, economizando tempo procurando os papéis ou solicitando os dados à contabilidade.
Outra dor que os sistemas de ERP resolvem com eficiência são os controles, como o controle orçamentário, de gastos, recebimentos, dentre outros.
A partir da integração de dados dos outros departamentos, os gestores têm como analisar e emitir relatórios mostrando qual foi o total gasto em um período, ou total recebido. Desse modo, o trabalho do gestor se torna muito mais rápido e eficiente, sem falar que a firma acaba se tornando mais integrada em seus processos, minimizando a chance de erros e retrabalhos devido à inconsistência dos dados.
Com a evolução da gestão empresarial e a adoção cada vez mais comum de sistemas de ERP em empresas de todos os tamanhos e setores, surgiram várias soluções de ERPs no mercado, direcionados para pequenas, médias e grandes empresas.
Dentre os sistemas de ERP mais conhecidos e amplamente utilizados, destacamos:
Cada um desses sistemas possui um layout diferente, mas no fundo, todos têm o mesmo objetivo, que é integrar os dados da companhia e melhorar a leitura daqueles que farão a gestão da firma.
Vale destacar que qualquer sistema de ERP precisa dos dados para conseguir entregar resultados. Quando não há integração dos dados, ou quando eles entram no sistema pela “metade”, os resultados não serão satisfatórios, portanto, mesmo o melhor sistema de ERP precisa do comprometimento da empresa e dos colaboradores.
Primeiramente, a empresa precisa analisar quais são suas necessidades e buscar o sistema de ERP que melhor se encaixa. Por exemplo: há sistemas de ERP específicos para e-commerce, enquanto há outros sistemas melhores para indústria, escritórios, dentre outros.
Há sistemas de ERP para pequenas empresas. Assim, os custos são menores e esses sistemas provavelmente vão atender suas necessidades, considerando que o negócio é pequeno. Bons exemplos de sistemas de ERP para pequenas empresas são:
Quando o negócio está crescendo é fundamental manter tudo sob controle para evitar qualquer desvio na rota de crescimento da firma. Assim, há sistemas de ERP que atendem as necessidades de empresas médias e em crescimento, oferecendo funcionalidades mais avançadas, escalabilidade e custo-benefício, como é o caso dos seguintes sistemas:
Por fim, temos os sistemas de ERP mais complexos e com mais funcionalidades que vão atender grande parte dos negócios, principalmente das empresas que possuem muitos dados para gerenciar. Em tais companhias, contar com um bom sistema de ERP é fundamental.
Estes sistemas são extremamente robustos, confiáveis, seguros, e possuem funcionalidades avançadas e preparadas para empresas com grande volume de dados e vários usuários em cada equipe. Bons exemplos de tais sistemas são:
Ressaltamos aqui a TOTVS, que é uma empresa brasileira especializada em soluções de gestão empresarial e possui uma variedade de ERPs em seu portfólio, como por exemplo o Protheus, RM e o DataSul.
Como já mencionado, os sistemas de ERP precisam de informações para poder gerar os relatórios. Desse modo, colaboradores e gestores precisam integrar os dados no sistema, ou utilizar softwares que possam fazer tal integração. Sem dados, o sistema de ERP não conseguirá performar.
Portanto, é de suma importância considerar que a capacidade do ERP de integrar com outros sistemas, é uma das suas maiores vantagens. Com a construção de um ecossistema robusto de ferramentas empresariais, sua empresa pode chegar a outro nível, maximizando a governança de dados e processos, assim como a velocidade e precisão dos processos do seu negócio.
Dentre todas as ferramentas, a automação contábil é uma das mais importantes para integrar junto ao ERP dados dos balancetes, Balanço Patrimonial, DRE, Demonstração do Fluxo de Caixa, DMPL, entre outros.
Os dados contábeis são essenciais para conduzir a gestão do negócio, desse modo, contar com os números e ter a possibilidade de esmiuçar os valores fará a diferença na gestão da empresa. Por meio do cruzamento de dados, o gestor identificará problemas em setores e até soluções para a empresa.
Por exemplo: o aumento de despesas com funcionários e a queda de faturamento, podem sugerir que há um gargalo na companhia, ou algum departamento ocioso. Esse tipo de situação pode ser identificado com rapidez quando temos um controle geral dos dados da companhia.
Outro exemplo: a firma vem investindo fortemente na compra de veículos, sendo que seu investimento em imobilizados está aumentando, a liquidez caindo e os custos com veículos aumentando. Tal cenário pode favorecer a procura por outras soluções, como o aluguel de uma frota veicular para a firma, ou até a utilização de outros meios para o transporte, como Uber.
Ao contar com dados precisos da contabilidade, ficará mais fácil identificar problemas e construir soluções. Mas, além disso, a integração da contabilidade em um sistema de ERP pode auxiliar no desenvolvimento de alguns outros relatórios, entre outras ferramentas utilizadas pela controladoria do seu negócio.
A partir dos números de um Balanço patrimonial e DRE, o gestor da empresa saberá quais são os resultados que a firma conquistou ao longo do ano, assim é possível traçar uma projeção de como ficará os resultados caso a empresa tenha mais investimentos, ou em um cenário de crise, há como projetar eventuais perdas.
O planejamento é outra parte essencial para conduzir os negócios da empresa, por isso, é imprescindível integrar os dados da contabilidade para fazer auxiliar o trabalho da Gestão e de equipes de FP&A. Assim, a gestão da companhia poderá por meio do sistema de ERP, analisar os dados e fazer a tomada de decisão com mais agilidade e confiança, tendo a certeza de que os dados analisados possuem máxima precisão.
Por fim, é importante ressaltar, que independente do sistema de ERP escolhido, o mesmo só terá sucesso se as informações ali preenchidas estiverem corretas.
De nada adiantará ter o melhor sistema do mercado, se as informações não forem precisas. Vivemos na era dos dados. E são com estes dados que a empresa poderá alcançar novos patamares dentro do mercado em que atua.
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