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A gestão orçamentária de uma empresa é essencial, no entanto, muitas empresas ainda não a fazem.
Com as dificuldades impostas nos últimos anos, como a pandemia da COVID-19, conflitos entre Rússia e Ucrânia, inflação elevada em vários países além do Brasil, os riscos aumentaram no mundo dos negócios, fato que exige maior disciplina e controle orçamentário por parte das companhias.
Se antes era imprescindível ter um bom controle orçamentário, hoje a estrutura desse controle precisa ser diferente e atender diversas necessidades. Com as variáveis que influenciam a economia mundial, as empresas precisam analisar as formas de gestão e de orçamento mais apropriadas para seus negócios, como o Orçamento Matricial, que busca cobrir esta necessidade e trazer mais agilidade à gestão.
Conheça mais sobre orçamento matricial, ou GMD.
Diferente dos outros modelos de controle orçamentário que existem, no Orçamento Matricial, ou Gerenciamento Matricial de Despesas (GMD), o gestor construirá uma matriz dividida em dois eixos, ao invés de utilizar métodos convencionais.
Ou seja, enquanto o orçamento normalmente se baseia por centro de custos, onde o gestor conseguirá identificar os custos de cada um dos departamentos, o Orçamento Matricial traz uma metodologia baseada em análise cruzada, agilizando o processo de gestão e mostrando com mais eficiência os eventuais erros dentro do processo.
Desse modo, o gestor tem condições de corrigir os erros com antecedência, evitando problemas. Assim, o GMD utiliza a seguinte nomenclatura para dividir as contas:
Grupos de receitas, despesas e custos, estão relacionados dentro das contas denominadas, pacotes.
Nas entidades se enquadram os centros de custos e as divisões da companhia, como por exemplo: filiais, unidades virtuais, dentre outras.
A implantação do Orçamento Matricial dependerá muito mais do que a criação das entidades e dos pacotes, há alguns níveis de comunicação e de controle que devem ser inseridos e executados para que a manutenção e o planejamento orçamentário tenham o resultado desejado.
Assim, conheça os seguintes níveis que devem ser inseridos para efetivar o Orçamento Matricial.
No nível do controle cruzado, a empresa precisará delegar que dois colaboradores façam a conferência das despesas referentes ao orçamento. Desta forma, o controle sobre os valores se tornará mais preciso.
Ao levantar os gastos dentro do orçamento, o gestor identificará na ponta onde esses valores serão utilizados, assim, temos o desdobramento de gastos. Somente com o reconhecimento de onde e como o gasto será feito, é possível inseri-lo no orçamento.
E por fim, temos o acompanhamento sistemático, que consiste em acompanhar de perto a evolução dos resultados, comparando as metas e objetivos pré-estabelecidos. Ao implementar o controle orçamentário matricial, tais níveis de implementação deverão ser efetivados a fim de extrair o máximo dos benefícios do controle.
Após conhecer os níveis da implementação do Orçamento Matricial, chegou a hora de trabalhar com um exemplo prático de como introduzir a metodologia na gestão da empresa.
Primeiro, o gestor terá que identificar os pacotes e as entidades da companhia.
O pacote será representado pelos colaboradores que representam as seguintes contas de receitas e despesas: Vendas (Carlos), Viagens e Estadias (Sonia), Manutenção e Conservação (Mario), Prestação de Serviços (Maria), Pessoal (Mara) e Produção (Darla).
As entidades são representadas pelos departamentos e seus respectivos líderes: Financeiro (Gilson), Compras (Osmar), Vendas (Tatiana) e Recursos Humanos (Gomes).
Segundo, ao conhecer quais são os pacotes e as entidades, ficará pendente encontrar a relação entre os dois segmentos para conseguir definir como se dará o controle cruzada e demais etapas da implementação do Orçamento Matricial, segue:
Com a tabela acima fica muito mais fácil de compreender como funciona o Orçamento Matricial. Tanto na parte dos pacotes quanto nas entidades temos as funções e os departamentos, além dos nomes.
Os nomes que aparecem, são dos colaboradores responsáveis que farão as análises e o planejamento orçamentário de cada uma das áreas.
Por exemplo: na parte das entidades, o departamento de compras e vendas terão o trabalho de analisar os resultados de dois pacotes diferentes. No caso do departamento de compras, os pacotes serão: viagens e estadias e manutenção e conservação.
Já no departamento de vendas, a Tatiana analisará as vendas e a prestação de serviços.
Os demais departamentos possuem somente um pacote para analisar, como é o caso da Produção (Gilson) e dos Recursos Humanos (Gomes), que analisam o orçamento junto dos responsáveis pelos pacotes da Produção (Darla) e do Pessoal (Mara), respectivamente.
Mesmo que as entidades tenham trabalho em dobro, todos contam com a ajuda de mais um colaborador por pacote para fazer o planejamento. Assim, fica evidenciado como funciona o controle cruzado.
Vale destacar que cada um dos respectivos responsáveis pelas entidades e os pacotes terão que aplicar o desdobramento de gastos e o acompanhamento sistêmico a fim de verificar que os resultados estão sendo obtidos e que o planejamento orçamentário está sendo cumprido.
Como estamos tratando de uma metodologia que dá “poderes” aos colaboradores e líderes dos departamentos, algumas empresas podem encontrar dificuldades em conseguir implementar o Orçamento Matricial.
É comum ver administradores e gestores buscando maior eficiência nos setores e nos resultados da empresa, coisa que pode influenciar diretamente naqueles responsáveis pelos pacotes e entidades.
Assim, a partir do momento que os responsáveis pelos pacotes e entidades fazem o planejamento orçamentário, os diretores da empresa podem acabar tirando a autonomia dos profissionais, buscando maior eficiência de outra forma. Desse modo, o orçamento deixa de funcionar.
Portanto, mais do que a implementação, para aplicar com sucesso o Orçamento Matricial, os diretores precisam confiar em seus colaboradores, apoiando uma espécie de “quebra de hierarquia” dentro da companhia.
Uma vez que os responsáveis pelos pacotes e entidades terão voz ativa no orçamento para fazer o planejamento e buscar cumprir metas e objetivos.
Inclusive, para o funcionamento do GMD, a empresa pode se utilizar de algumas formas na hora de mostrar a nova metodologia. Uma delas é apresentar a todos os colaboradores como funciona este modelo de orçamento.
Assim, todos aqueles que terão participação ativa no orçamento, saberão como e porque devem apoiar o projeto. Por mais que seja mencionado uma “quebra de hierarquia”, é importante deixar claro que a estrutura hierárquica não é quebrada ao utilizar este modelo de orçamento, na verdade existe uma maior colaboração entre os departamentos para um bem comum.
Por se tratar de um orçamento no qual cada departamento será responsável por fazer o planejamento e o seu acompanhamento, a tendência é que este modelo de orçamento consiga ser extremamente eficiente em seus resultados.
Nada melhor do que deixar os colaboradores dos departamentos como responsáveis por fiscalizar os números do orçamento. Empresas com culturas fortes, tendem a obter cada vez mais resultado com este orçamento, uma vez que todos da equipe estão engajados, visando a perpetuidade da empresa.
Outro ponto está relacionado à concentração de responsabilidades nas mãos dos gestores. Com o Orçamento Matricial, a responsabilidade é diluída em mais colaboradores. Assim, o orçamento se torna mais transparente e atende a diferentes demandas dentro da empresa, sem deixar de considerar a opinião e os limites impostos por diretores e gestores.
Além dos aspectos que acabamos de descrever, ao utilizar o Orçamento Matricial, destacam-se as seguintes vantagens:
Vale destacar que o acúmulo de funções para os gestores também pode trazer lentidão na tomada de decisão, além da sobrecarga de trabalho que pode influenciar em erros. Com o Orçamento Matricial, as decisões tendem a ser tomadas de forma mais rápida e com o aval dos responsáveis pelas entidades e pacotes, tornando o processo mais inclusivo.
Considerando os diferentes tipos de orçamento, o Orçamento Matricial se encaixa melhor em empresas com mais tempo de mercado. Ou seja, companhias que já existem a um bom tempo e possuem uma operação consolidada com método de trabalho e rotinas bem definidas.
Por sua vez, empresas que estão em fase de abertura, tem o Orçamento Base Zero como a melhor opção. Finalmente, as firmas que ainda buscam se consolidar, encontrarão no Orçamento Estático a solução mais adequada.
Tudo dependerá da comunicação. Empresas que buscam desenvolver o planejamento orçamentário em cima dos gestores e diretores acabam concentrando o trabalho em poucos profissionais. Desse modo, a comunicação é limitada dentro da diretoria. O GMD vem com outra ideia bem diferente.
Por meio do Orçamento Matricial, o planejamento e acompanhamento se torna uma atividade mais inclusiva e pulverizada entre os departamentos. O comando continua com a diretoria e os gestores, porém, a participação daqueles responsáveis pelas entidades e pacotes, tem peso relevante na tomada de decisão.
Conhecer os processos e rotinas de cada um dos departamentos é essencial na hora de construir um orçamento, por isso, nada melhor do que contar com profissionais de cada uma das áreas. O controle cruzado é outro ponto muito interessante, já que por meio dele, o orçamento se torna mais confiável e transparente.
O desdobramento de gastos e o acompanhamento sistêmico são outros dois pontos essenciais para o bom funcionamento deste modelo orçamentário. Por meio desses dois processos, o planejamento e o acompanhamento orçamentário são efetuados, considerando as despesas e custos desde sua origem.
A descentralização deste modelo de orçamento torna o processo mais detalhado, transparente, seguro e com grandes chances de ajudar na descoberta de erros de forma prematura.
Desta forma, não restam dúvidas que o Orçamento Matricial tem tudo para melhorar a gestão orçamentária da empresa trazendo alto nível de detalhes.
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