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O planejamento orçamentário é uma função crucial na gestão financeira de qualquer organização, desempenhando um papel fundamental na alocação eficiente de recursos e no alcance de metas estratégicas.
Tradicionalmente, muitas empresas adotaram uma abordagem top-down, onde as decisões orçamentárias são impostas pela alta administração e depois comunicadas para baixo.
No entanto, a abordagem bottom-up tem se mostrado uma alternativa poderosa, proporcionando uma visão mais detalhada e realista das necessidades e capacidades das diferentes unidades da organização.
Isso funciona muito em empresas com a cultura organizacional forte, onde todos de fato se sentem parte da empresa.
Este artigo explora a abordagem bottom-up em planejamento orçamentário, destacando como ela melhora a precisão das previsões financeiras e aumenta o envolvimento das equipes operacionais.
Também discutiremos como a tecnologia pode potencializar essa abordagem, oferecendo ferramentas e técnicas que facilitam a coleta de dados, a colaboração e a análise.
Continue a leitura e aprenda:
A abordagem bottom-up no orçamento é um método que envolve a participação ativa das equipes operacionais e de nível mais baixo na criação do orçamento.
Em vez de receber um orçamento imposto pela alta administração, cada unidade ou departamento contribui com suas próprias previsões e necessidades, que são então consolidadas para formar o orçamento corporativo.
Esse método é baseado na premissa de que as pessoas mais próximas das operações diárias têm uma visão mais precisa das necessidades e desafios enfrentados.
De fato, são esses colaboradores que estão diariamente vivenciando na prática o que cada setor requer, desta forma, eles sabem o que precisa ser melhorado, para alcançar melhores resultados.
O processo de planejamento bottom-up é colaborativo e envolve várias etapas críticas:
1. Identificação dos Componentes do Negócio
O primeiro passo na criação de um planejamento orçamentário bottom-up é identificar os diferentes componentes do negócio e os projetos planejados para o próximo ano financeiro. É importante listar esses componentes e projetos e determinar o custo estimado que será incorrido.
Por exemplo, um departamento pode incluir despesas como salários dos funcionários, móveis e equipamentos, aquisições de equipamentos, custos administrativos e taxas de conferências.
Se a organização optar por usar projetos individuais para gerar estimativas orçamentárias, deve primeiro compilar uma lista de todos os projetos que serão realizados no ano seguinte e, em seguida, elaborar as estimativas de custo para cada um deles.
2. Cálculo das Projeções de Custos por Departamento
Após a conclusão da preparação da lista de projetos e despesas planejadas pelos departamentos, os custos devem ser somados para obter o orçamento total de cada departamento.
Por exemplo, as estimativas de custo do departamento de recursos humanos podem incluir R$20.000 para recrutamento de pessoal, R$40.000 para salários e R$40.000 para custos administrativos, totalizando R$100.000 para esse departamento. Os gerentes de outros departamentos também devem apresentar os totais correspondentes.
3. Consolidação dos Orçamentos Departamentais
Depois de obter os orçamentos de todos os departamentos ou projetos identificados, é necessário somá-los para calcular o orçamento total da organização. Os totais devem ser coletados dos chefes de departamento ou dos responsáveis pelos projetos designados pela administração.
4. Submissão para Aprovação
A etapa final do processo de orçamento bottom-up é a apresentação das estimativas orçamentárias à gerência para aprovação. Ao avaliar o orçamento, a gerência deseja verificar se as estimativas estão alinhadas com as metas e objetivos que a empresa pretende alcançar no próximo período financeiro.
Se a gerência estiver satisfeita com o orçamento, aprovará as estimativas e as encaminhará ao departamento financeiro para que sejam feitas as alocações para os departamentos individuais.
No entanto, se a liderança não estiver contente com as estimativas, poderá solicitar que os gerentes departamentais realizem as alterações necessárias antes que o orçamento seja reapresentado para aprovação.
A abordagem bottom-up oferece várias vantagens em comparação com o modelo top-down:
A comparação entre os modelos bottom-up e top-down destaca as diferenças fundamentais na abordagem ao planejamento orçamentário.
No modelo top-down, a alta administração define metas e restrições, que são então comunicadas para baixo. Esse método pode ser mais eficiente em termos de tempo e menos custoso, mas pode não capturar completamente as necessidades e desafios específicos das unidades operacionais.
O método top-down, muitas vezes, pode conter falhas, uma vez que os gestores não vivenciam diariamente, na prática, o que cada unidade faz. E passam a cobrar somente resultados, sem entender as dores do próprio negócio.
Em contraste, o modelo bottom-up permite uma visão mais detalhada e precisa das necessidades e condições reais, promovendo maior precisão e envolvimento, mas pode ser mais demorado e exigir mais coordenação.
A precisão do planejamento orçamentário bottom-up é aprimorada pela inclusão de dados detalhados e insights locais.
As equipes operacionais, que têm um conhecimento profundo das condições e desafios específicos, podem fornecer previsões mais realistas e ajustadas.
Além disso, o feedback contínuo durante o processo de orçamento ajuda a identificar e corrigir erros ou suposições incorretas, resultando em um orçamento mais preciso e alinhado com a realidade operacional.
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A tecnologia desempenha um papel crucial na implementação eficaz da abordagem bottom-up. Com o avanço das ferramentas e plataformas digitais, as empresas podem aproveitar diversas tecnologias para melhorar o processo de planejamento orçamentário:
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Ao decorrer deste artigo, aprendemos que abordagem bottom-up no planejamento orçamentário oferece uma alternativa eficaz, proporcionando uma visão mais detalhada e precisa das necessidades e capacidades das diferentes unidades da organização.
Ao envolver as equipes operacionais no processo de criação do orçamento, as empresas podem melhorar a precisão das previsões financeiras e aumentar o engajamento e a aceitação das metas orçamentárias.
Neste cenário, a tecnologia desempenha um papel crucial na implementação eficaz dessa abordagem, oferecendo ferramentas e plataformas que facilitam a coleta de dados, a colaboração e a análise.
Com a adoção do método bottom-up e o uso de tecnologias avançadas, as empresas podem criar orçamentos mais realistas e ajustados à realidade operacional, promovendo uma gestão financeira mais eficiente e eficaz.
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