Contas a pagar e a receber: o que é, funcionamento e como gerenciar

O gerenciamento eficaz de uma empresa depende, em grande parte, do controle rigoroso das entradas e saídas financeiras. Nesse contexto, as contas a pagar e a receber desempenham um papel fundamental.

Manter esse controle equilibrado permite que a empresa assegure um fluxo de caixa saudável. Além disso, evita problemas de liquidez, possibilita o planejamento de investimentos futuros e garante que todas as obrigações financeiras sejam cumpridas pontualmente.

Neste artigo, vamos explicar como funciona a gestão dos fluxos de contas a pagar e a receber, e destacar a importância de automatizar esse processo para otimizar a eficiência financeira da sua empresa.

ÍNDICE

• O que é contas a pagar e a receber?
• Como funciona o contas a pagar e receber?
• Como fazer contas a pagar e a receber?

O que é contas a pagar e a receber?

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Contas a pagar e a receber é um sistema de gerenciamento financeiro que envolve o controle das despesas e receitas de uma empresa.

Nesse contexto, as contas a pagar referem-se a todas as saídas financeiras que uma empresa possui, como aluguel, energia elétrica, salário de funcionários, impostos, entre outros. E o contas a receber está associado a todas as receitas que a empresa tem a captar de seus clientes, como das vendas de produtos ou serviços.

Como funciona o contas a pagar e receber?

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Para garantir um controle eficiente das contas a pagar e a receber, é essencial que o responsável pela área tenha acesso a todas as informações financeiras da empresa.

Essas informações são importantes não apenas para um planejamento eficaz, mas também para a geração de documentos contábeis, como balanço patrimonial e Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), e auxiliam na prestação de contas para que a empresa se mantenha em conformidade fiscal.

Para o bom funcionamento da gestão de contas a pagar e a receber, a empresa deve se atentar aos 2 aspectos a seguir.

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1. Registro diário das transações

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É necessário que todos os registros de transações financeiras sejam atualizados diariamente, seja em uma planilha detalhada ou em um sistema de gestão (ERP). Esses registros devem incluir:

• despesas: pagamentos a fornecedores, contas de utilidades, salários, impostos, entre outros;
• receitas: pagamentos recebidos de clientes, rendimentos de investimentos, aluguéis, etc.

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2. Consideração de prazos e dívidas

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Para manter o fluxo de caixa equilibrado, é necessário cumprir os prazos de pagamento, ou seja, assegurar que todas as despesas sejam pagas dentro da data limite, para evitar atrasos que podem resultar em multas e juros adicionais.

No caso de recebimentos, cobrar os clientes adequadamente, implementando uma rotina de mensagens de cobrança pode garantir que paguem dentro do prazo acordado.

Como fazer contas a pagar e a receber?

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A melhor forma de administrar as contas a pagar e a receber é com um sistema de gestão (ERP). Normalmente, as planilhas se tornam difíceis de lidar na medida em que os dados aumentam, são muito mais suscetíveis a erros e mais difíceis de administrar quando utilizadas por mais de uma pessoa.

Com o sistema de gestão é possível unificar informações, gerar relatórios e documentos contábeis em poucos cliques, o que reduz tarefas manuais, aumenta a eficiência, reduz a chance de erros.

No módulo financeiro do sistema de gestão TagPlus, por exemplo, é possível realizar o controle de:

• contas a pagar e a receber;
• caixa diário;
• notas fiscais;
• movimentações bancárias;
• vendas;
• despesas;
• estoque.

O sistema ainda conta com diversas funcionalidades para organizar e automatizar as tarefas referentes a gestão da empresa, possui integração com lojas virtuais e marketplaces e conta PJ gratuita integrada.

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