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Construir um Planejamento Orçamentário e manter controle sobre o mesmo é algo fundamental para toda empresa que busca alcançar o sucesso no mercado.
Atualmente contamos com diversos tipos de orçamento que podem ser aplicados nas empresas. E cada orçamento tem as suas particularidades e práticas. Orçamento Matricial, Estático, Forecast e Orçamento Base Zero, são exemplos de orçamento.
Neste artigo descreveremos a importância do Orçamento Base Zero.
O que é Orçamento Base Zero? Quando esse tipo de orçamento poderá ser utilizado? Quais são suas vantagens? Estes são alguns pontos que serão esclarecidos.
Diferente de outras metodologias de orçamento tradicionais, onde normalmente o processo de projeção de receitas e despesas é baseado em orçamentos de períodos anteriores, o Orçamento Base Zero não considera a totalidade dos valores apurados, como Receitas, Custos, Investimentos, e Despesas.
Neste método, o orçamento é construído ‘do zero’, analisando as necessidades e custos de cada linha de negócio da empresa, revisando todas as despesas no início orçamentário.
Ou seja, no Orçamento Base Zero, cada despesa deve ser justificada para cada novo período ou ano, a fim de identificar e cortar custos desnecessários e manter o controle dos gastos. Portanto, estamos lidando com uma estratégia onde os valores serão levantados conforme o grau de relevância.
Por exemplo: gastos que considerados supérfluos no período anterior, provavelmente não farão parte do OBZ.
Já as despesas e custos considerados essenciais e de grande relevância para a companhia, provavelmente serão incluídas no orçamento.
Desse modo, o orçamento da empresa não ficará inchado, com diversos valores que possivelmente não incorporaram as despesas e custos da firma. Sob uma visão mais analítica, o OBZ tem ferramentas para ajudar na condução estratégica da empresa, alinhar e refinar o orçamento, a fim de manter a empresa no caminho certo para alcançar seus resultados desejados
A principal vantagem do OBZ está relacionada ao orçamento que não considera as despesas e custos sem uma análise analítica sobre. Despesas e custos supérfluos não entram no OBZ e assim, os valores do orçamento se tornam mais enxutos, inclusive, com isso, é possível que a gestão da empresa possa realizar novos investimentos.
Ao contar com um orçamento mais enxuto, a gestão da firma terá plenas condições em avaliar outras estratégias para aumentar a produtividade da companhia, melhorias na estrutura e demais investimentos que antes, poderiam ser impensáveis, devido ao orçamento mais inchado e restritivo.
Outra vantagem está relacionada ao melhor conhecimento sobre as operações. Como a OBZ trata de despesas e custos relevantes a empresa, então, a análise mais profunda sobre todos os segmentos da companhia influenciará na melhor compreensão sobre as necessidades, qualidades e defeitos do negócio.
Por exemplo: uma máquina que possui um custo de manutenção elevado pode ser trocada, caso, uma nova máquina tenha um valor compatível, inclusive, essa análise ajudará na economia da empresa e na melhora da produção.
Porém, esse tipo de análise, dificilmente é realizado quando a empresa trabalha sobre um orçamento que só considera o histórico das despesas e custos, por isso, o OBZ tende a trazer muitos benefícios ao negócio como um todo.
Além de ganhar mais espaço no orçamento e de conhecer melhor a operação da empresa, há outras vantagens em utilizar o OBZ, como:
Por meio da análise de cada setor da empresa, é provável que haja uma melhoria na eficiência das atividades, influenciando em um melhor resultado corporativo;
A análise provocada pelo OBZ permitirá que os gestores detectem processos que não provoquem aumento nos custos e não geram resultados, portanto, o OBZ tende a detectar operações custosas para a empresa;
Ao aplicar o OBZ, todos os gestores e responsáveis pelos setores terão que ter mais responsabilidade e melhorar a comunicação entre os departamentos e os tomadores de decisão, uma vez que é de suma importância analisar todas as despesas e custos de cada um dos setores.
Vale destacar que ao utilizar o OBZ como forma de planejamento orçamentário o gestor terá condições de expandir suas análises e estudos em:
• Simulação de Cenários;
• Acompanhamento de Resultados;
• Revisão Orçamentária;
Por ser uma estratégia orçamentária que exigirá bastante da equipe e da empresa como um todo, o OBZ deve ser realizado de tempos em tempos. Para as empresas que estão no início, o OBZ será necessário de qualquer forma, até porque a firma não possui histórico, assim, não há como fundamentar o orçamento da empresa sobre algo que ainda não existe.
Inclusive, será por meio do OBZ que a nova empresa conhecerá quais serão os custos e despesas necessárias para fomentar o negócio. Normalmente, empresas que possuem um plano de negócios, já podem contar com uma orientação sobre um eventual orçamento inicial.
As empresas que decidirem pelo OBZ e já estão em operação, podem utilizar da estratégia periodicamente, entre espaços de tempos, como de três em três anos, ou em períodos mais longos, como cinco em cinco anos.
Ao utilizar a OBZ em períodos mais espaçados, o gestor pode mesclar a estratégia orçamentária com outras, assim, ao final de cada um dos ciclos a gestão orçamentaria da empresa se manterá efetiva.
Destacando que ao aplicar o OBZ a empresa acabará exigindo mais de seus gestores e responsáveis pelos setores, uma vez que todos os custos e despesas são revisados para identificar se vão ou não, incorporar o orçamento, por isso, o OBZ é mais interessante de ser aplicado de tempos em tempos.
Existem várias áreas orçamentárias onde o OBZ pode ser aplicado, dentre elas:
Ao utilizar o OBZ nas despesas orçamentárias, o responsável pelo setor, ou gestor, irá levantar todas as despesas da área. Caso alguma dessas despesas seja identificada como supérflua, tal conta provavelmente será descartada para o novo orçamento. Ou seja, vamos supor que a empresa esteja assinando uma consultoria, porém, ela não vem sendo utilizada a um bom tempo e não há expectativa para utilizá-la no futuro próximo, tal conta pode ser encerrada e a despesa consequentemente vai diminuir, gerando um resultado melhor para o setor.
O RH de qualquer empresa é um setor mais sensível e que deve ser visto com cuidado. Sem dúvidas, os colaboradores são responsáveis por uma parte considerável do orçamento, portanto, dentro do OBZ, é preciso analisar com cuidado a alocação dos colaboradores e se cada departamento da empresa está correspondendo e entregando o resultado desejado.
Às vezes, há possibilidade de remanejar colaboradores de um setor para outro, caso haja desequilíbrio entre os setores, porém, por ser uma área sensível, toda análise deve ser conduzida com cuidado, a fim de não prejudicar a operação e identificar pontos que possam ser melhorados.
Dentro de um negócio, os custos são fundamentais e devem estar sob controle da gestão. Gastar demais pode prejudicar no preço final e gastar de menos, pode gerar um produto ruim, ou mais trabalho em outros aspectos dos negócios.
Por isso, a atenção sobre os custos é essencial dentro do orçamento. Assim, ao aplicar o OBZ, o gestor terá que revisar as fichas dos produtos e seus fornecedores. Essa revisão busca avaliar se os custos são realmente necessários e se os preços no mercado estão compatíveis com os custos já estabelecidos. Ao detectar algum tipo de diferença, o gestor terá a oportunidade de avaliar uma solução e quem sabe, conseguir melhorar ainda mais a performance do resultado da empresa, tanto na questão de lucro quanto de qualidade do produto.
Tão importante quanto às despesas e os custos, as receitas devem fazer parte do seu planejamento orçamentário. Normalmente as companhias costumam coletar os dados referentes às receitas do período anterior e aplicar uma taxa de crescimento, a fim de projetar o faturamento futuro, porém, tal técnica dificilmente conseguirá mostrar eventuais oportunidades ou problemas com os canais de vendas e até com o próprio produto.
Fazer um OBZ referente a projeção de faturamento é essencial a fim de extrair melhores resultados e aproveitar as melhores oportunidades.
Se de um lado temos o OBZ, que tem como base a análise de todas as despesas e custos a fim de identificar aquelas mais relevantes e que farão parte do orçamento, do outro temos o Orçamento Base Histórico, ou OBH, onde o gestor considerará os valores referentes ao período anterior e construir o seu orçamento sobre tais contas.
Em questão de performance e resultado, o OBZ tem mais condições de melhorar a operação da empresa, uma vez que os gestores e responsáveis por cada um dos departamentos da empresa terão que avaliar com cuidado todas as despesas e custos referentes ao departamento.
Mas, ao fazer tal estudo, os gestores investiram quantidade razoável de tempo para levantar os valores, fato que pode exigir bastante da empresa e consequentemente aumentar os custos (com horas extras, por exemplo).
Já o OBH tende a ser um planejamento orçamentário mais enxuto, sem necessidade de detalhes sobre os custos e despesas de cada um dos departamentos. Como o orçamento é construído com base nos valores referentes ao período anterior, não há necessidade de aprofundar os estudos e, portanto, não há interação dos gestores dos departamentos e caso haja, será o mínimo.
Em resumo as duas opções de planejamento orçamentário têm suas vantagens e desvantagens e ambas, juntas, podem funcionar e trazer bons resultados para a empresa. Todas as análises são baseadas em números, estes que proporcionarão dados para a empresa, onde a mesma construirá o seu planejamento. Desta forma, o levantamento destas informações são cruciais para o bom desenvolvimento do orçamento.
E se o levantamento destes dados não for feito da forma correta, acarretará em planejamentos equivocados. É por isso que sistemas de automação são de extrema importância para as empresas.
Sistemas de Gestão Orçamentária e Planejamento Financeiro, como por exemplo, a LeverPro, trarão confiança nos dados informados, gerando muito mais eficiência e confiabilidade. Com este sistema, é possível elaborar relatórios, como o OBZ, OBH e diversos outros tipos de planejamento orçamentários.
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