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Todo final de ano, é a hora de conhecer os números finais da empresa, verificar o resultado obtido e planejar o orçamento do ano seguinte. A construção do orçamento é um momento importante e deve ser feito com o máximo de atenção.
Com base em tais números e, sobretudo, com suas projeções, a gestão da empresa terá em mãos um “norte” para seguir e alcançar as metas e objetivos. Dentre os vários tipos de orçamentos, este modelo específico se chama Orçamento Base Histórico.
Como o próprio nome já diz, ao colocar em prática este orçamento, o gestor vai desenvolvê-lo com base no histórico de receitas e despesas da empresa. Portanto, estamos tratando de um tipo de planejamento orçamentário bem diferente de outros, como o Orçamento Base Zero, por exemplo. Conheça mais sobre o orçamento base histórico.
O Orçamento Base Histórico é um planejamento que considera os valores de períodos anteriores para o futuro orçamento. Ou seja, o gestor utilizará como base, o histórico orçamentário da empresa para projetar os novos valores, podendo haver variações para cima ou para baixo. É uma ferramenta essencial, principalmente para profissionais que estão começando na Gestão Orçamentária.
Ao considerar os valores do orçamento anterior para fazer o do ano seguinte, o gestor estará colocando em prática o orçamento base histórico. Diferente de outros tipos de orçamento, o com base histórico poderá ser mais simples e rápido de ser feito.
Para colocar em prática este planejamento, o gestor faz um levantamento dos valores que foram faturados e das despesas no ano anterior. Com esses valores em mãos, é hora de projetar um eventual aumento ou redução nas receitas e despesas. A partir desta projeção, o gestor terá a base do orçamento base histórico.
Como não há necessidade de revistar a fundo cada uma das despesas, o orçamento base histórico é muito mais simples de ser feito.
Observando as despesas e o faturamento da companhia no período anterior, o gestor terá uma noção de quanto será preciso investir na empresa para conseguir manter os mesmos resultados e caso, haja o desejo de aumentar os investimentos, o gestor poderá fazer a projeção de quanto será o aumento do faturamento.
Inclusive, com o orçamento base histórico, eventuais correções e erros cometidos no período anterior poderão ser evitados no ano seguinte, melhorando a performance da empresa. Não há dúvidas que comparado com outros tipos de planejamento, como o Rolling Forecast ou Orçamento Matricial, o orçamento base histórico é mais simples e rápido.
O sucesso de todos os orçamentos, sempre estará pautado sobre as informações corretas que serão utilizadas. Por isso é crucial uma base de dados sólida e consistente.
O Orçamento Base Histórico exigirá menos do gestor e dos demais colaboradores para ser feito, mas ainda sim, deve contar com a atenção da empresa. Como este planejamento será baseado em informações de períodos anteriores, é essencial que tais dados sejam confiáveis, como mencionado anteriormente.
Não poderá haver dúvidas sobre os números, tanto do faturamento quanto das despesas. Neste modelo de orçamento, é de suma importância a precisão e governança dos dados a serem utilizados. Caso contrário, o orçamento será construído com base em informações defasadas e incorretas, com potencial de gerar problemas ao longo do ano. Problemas esses, que podem acarretar diversos prejuízos para a empresa. Uma vez que o orçamento é elaborado com dados errôneos, desencadeará uma série de erros sucessivos.
Portanto, com esses dados em mãos, é importante que o gestor ainda faça uma análise juntos aos demais colaboradores da companhia para atestar que as informações estão corretas. Manter a empresa unida, principalmente no momento do planejamento para o orçamento seguinte, é essencial.
Mesmo que o orçamento base histórico não exija um grau elevado de colaboração, como outros planejamentos, é muito importante coletar as informações e discutir os números com outros departamentos, a fim de melhorar e aperfeiçoar o orçamento dos períodos seguintes. Esse diálogo com os colaboradores é uma fase crucial, para que o orçamento seja satisfatório para todos. Uma vez que todos participam da execução.
Após a troca de informações e a confirmação dos dados, chegou a hora de avaliar se a empresa permanecerá fazendo os mesmos investimentos, ou se haverá alterações. Tanto no aumento, quanto na redução de investimentos, é preciso projetar qual será o impacto sobre o faturamento da companhia.
Naturalmente, o aumento das despesas e custos tende a elevar o faturamento, já o corte dos valores, provavelmente fará a operação perder parte de sua performance. Assim, este momento onde serão definidos quais serão os objetivos para o próximo período, é bastante importante e crucial para o desempenho dos negócios da empresa.
A grande vantagem do OBH está relacionada à sua praticidade e rapidez no planejamento. Uma empresa pequena, onde não há muitos departamentos, com uma operação bem enxuta, pode extrair ótimos resultados ao utilizar o Orçamento Base Histórico.
Já empresas maiores, onde gargalos podem surgir com certa facilidade, poderão encontrar dificuldades em aplicar o OBH, uma vez que este planejamento dificilmente vai identificar problemas orçamentários.
Por exemplo: no Orçamento Matricial, onde há um cruzamento de informações entre os departamentos e o planejamento acaba sendo feito por mais pessoas além do próprio gestor, fica mais fácil identificar gargalos e custos que não estão gerando resultado.
Aplicar uma metodologia assim, em uma empresa pequena com estrutura limitada, terá o efeito desejado, mas será necessário o envolvimento de mais pessoas, fato que irá influenciar na queda de rendimento dos colaboradores envolvidos e até no aumento do custo da empresa. Agora, quando utilizamos o OBH, o gestor fará um planejamento mais rápido, oferecendo um grau de resultado similar ao Orçamento Matricial (com relação a uma empresa pequena).
Desse modo, podemos concluir que o OBH é um planejamento rápido e eficiente, mas o gestor deverá analisar as dimensões da empresa e suas peculiaridades, antes de definir o OBH como forma de planejamento orçamentário. Sem esta análise prévia, o gestor poderá optar por uma forma de orçamento menos eficiente à sua realidade.
A grande desvantagem do Orçamento Base Histórico está na simplicidade do método. Como já comparado, o Orçamento Matricial (GMD) traz mais dados e faz a triangulação entre departamentos e setores. Com isso, mais pessoas aderem ao planejamento, como líderes de departamento, colaboradores e os próprios gestores.
No OBH, por outro lado, o gestor trabalhará com os dados do orçamento anterior e projetará o orçamento seguinte. Em empresas maiores, o OBH dificilmente será capaz de identificar gargalos e provavelmente não será capaz de entregar resultados satisfatórios.
Quando comparado ao Rolling Forecast (Orçamento Contínuo), a maior desvantagem do OBH se dá pela falta de revisões.
No Rolling Forecast, o gestor desenvolve revisões periódicas e traça o planejamento ao longo do ano, mantendo tudo atualizado e corrigindo erros quase que de forma imediata. No OBH, esse tipo de situação é mais difícil de acontecer, uma vez que não há revisões no meio do período. Tais revisões são feitas apenas ao início de um novo ciclo orçamentário.
Em outras palavras, o Rolling Forecast faz um acompanhamento mais de perto do orçamento, enquanto o OBH mantém o gestor um pouco mais distante.
Com relação a erros comuns, os profissionais que utilizam o OBH devem estar atentos à transparência e confiabilidade dos dados. Se o orçamento anterior possui dados incorretos, ou imprecisos, o orçamento do ano seguinte pode estar comprometido.
Por isso, é importante analisar como os dados são levantados e o grau de precisão dos mesmos. Uma forma de atestar o grau de confiabilidade das informações é trabalhando com mais estratégias orçamentárias.
Por exemplo, após quatro anos de empresa, o gestor pode mudar seu modelo orçamentário do OBH para o Orçamento Base Zero. Assim, o gestor conduzirá uma análise mais detalhada sobre as despesas e custos da companhia, gerando segurança sobre os dados, acompanhando a evolução da empresa e sua maturidade financeira.
Na hora de escolher o tipo de orçamento a ser aplicado na sua empresa, é importante considerar, além do nível de maturidade financeira do seu negócio, algumas características importantes do seu negócio.
No caso do OBH e do OBZ (Orçamento Base Zero), ambas as estratégias orçamentárias são boas e proporcionarão ótimos resultados, mas o Orçamento Base Zero é mais indicado quando a empresa está iniciando suas operações, quando a companhia passa por uma reestruturação, ou após um longo período, onde se vê necessário realizar uma revisão completa das despesas.
Já o Orçamento Base Histórico é uma ótima ferramenta a ser utilizado ano após ano, quando os resultados da empresa estão satisfatórios e não há muitas diferenças entre os números de um ano para outro. A partir do momento que o resultado da companhia piora, ou que o orçamento de um período para outro se difere muito, é importante fazer uma reavaliação. Neste momento de reavaliação, por exemplo, a utilização do OBZ se encaixa perfeitamente.
Desse modo, podemos concluir que estas duas estratégias orçamentárias são viáveis e possuem aplicações apropriadas de acordo com o momento do seu negócio.
No início da operação, quando a empresa está iniciando contatos com fornecedores e traçando suas linhas de produção e trabalho, o Orçamento Base Zero se vê necessário.
Mas, quando a empresa já tem o operacional funcionando e entregando resultados, então, o mais sensato é permanecer com o Orçamento Base Histórico, até que algo mude, exigindo uma reavaliação completa no orçamento da companhia.
Vale destacar que análise orçamentária e até a construção do planejamento não precisa ser uma tarefa difícil e dependendo da tecnologia empregada, pode se tornar algo rápido, eficiente e confiável.
Com plataformas que integram relatórios contábeis e fazem a emissão de relatórios personalizáveis, os gestores das empresas têm a oportunidade de construir um OBZ, ou OBH com muita mais facilidade.
Portanto, é importante para qualquer empresa considerar a utilização de um ERP de qualidade e uma solução de FP&A capaz de automação contábil, para garantir a precisão dos seus dados financeiros na hora de construir seus orçamentos, relatórios e documentos contábeis.
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