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O Rolling Forecast, ou o Orçamento Contínuo é um planejamento orçamentário, no qual o gestor realizará revisões mensais sobre aquilo que foi orçado e realizado. Com um grau de exigência maior, o Orçamento Contínuo se difere de outros planejamentos orçamentários, como: Orçamento Matricial, Orçamento Base Zero, Orçamento Estático e Orçamento Base Histórico.
Com o Rolling Forecast, a empresa terá uma importante ferramenta de planejamento, proporcionando aos seus gestores plenas condições de avaliar com antecedência eventuais situações da firma. Ao longo deste artigo, você acompanhará e conhecerá mais sobre a importância deste planejamento orçamentário.
O Rolling Forecast, conhecido também como Orçamento Continuo, é uma forma de planejamento onde o gestor vai desenvolver um orçamento que será mais detalhado e revisado constantemente. Portanto, ao final de um mês, o gestor desenvolverá o planejamento orçamentário do mesmo período, mas do próximo ano.
Ou seja, ao encerrar o mês de janeiro, o gestor vai desenvolver o planejamento orçamentário de janeiro do ano seguinte. Desse modo, a empresa terá uma perspectiva dos próximos 12 meses já planejados, com uma visão em tempo real das operações do negócio.
Por contar com um orçamento tão extenso, o Rolling Forecast costuma ter revisões periódicas, uma vez que mudanças ocorrem de mês para mês e isso pode implicar em alterações futuras. Devido a esta natureza periódica, no Orçamento Contínuo não é necessária a revisão de grandes volumes de dados, o que também reduz a margem de erros.
Dentre todos os planejamentos orçamentários existentes, o Rolling Forecast é um dos mais exigentes, uma vez que os gestores precisam analisar e planejar o orçamento mensalmente, além das revisões.
Por outro lado, com um acompanhamento assim, a companhia terá mais facilidade em perseguir suas metas, identificar problemas e alcançar objetivos. O Orçamento Contínuo também permite fazer reajustes no orçamento anual de forma ágil, sem necessidade de fazer revisões extensas do período fechado de 12 meses.
Revisões contínuas fazem parte deste modelo de orçamento, uma vez que foi planejado meses que virão e que no meio deste período, vários acontecimentos proporcionarão mudanças.
Sem dúvidas, o Rolling Forecast e o Orçamento Estático são modelos de Gestão Orçamentária completamente opostos.
Ao desenvolver o Orçamento Estático, o gestor fará um planejamento sem mudanças ou revisões no futuro. O planejamento inicial será perseguido até o fim do período, sem muita flexibilidade para revisões, coisa que não ocorre no Orçamento Contínuo. Com o Orçamento Contínuo, a gestão desenvolverá orçamentos todos os meses e passará por revisões periódicas, como descrito anteriormente. Diferente das revisões feitas ao fim do exercício, como no Orçamento Estático.
Desta forma, o Orçamento Estático exige menos dos gestores, uma vez que o planejamento orçamentário acontecerá no fim do período. Por outro lado, eventuais correções e ajustes necessários provavelmente não serão feitos até o fim daquele período.
Assim, os gestores terão mais tempo para executar outros serviços, mas a falta de correções e ajustes no planejamento ao longo do ano corrente pode gerar problemas e prejuízos para a empresa.
O Orçamento Contínuo, por sua vez, exigirá mais empenho dos gestores, devido ao constante planejamento, mês a mês. Além disso, há a necessidade de realizar revisões constantes no planejamento de cada mês. Com esse grau de exigência, o gestor terá que reservar um bom tempo para se dedicar ao orçamento.
No entanto, com o orçamento contínuo, o gestor terá mais condições de identificar problemas no orçamento, identificando problemas futuros e realizando ajustes conforme necessário. Com as correções ao longo do período, sem esperar até o final do ano, o orçamento contínuo proporcionará ao gestor condições de criar respostas a eventuais problemas ainda no período, com mais agilidade, melhorando o resultado ou evitando maiores problemas à empresa.
O Budget nada mais é do que o os valores orçados, ou seja, o planejamento de despesas, custos, gastos e metas em um determinado período. O Forecast, por sua vez, são os ajustes futuros sobre a destinação dos valores dentro de um orçamento quando necessário. Ou seja, o Forecast não traz uma revisão sobre os valores do orçamento, mas sim, da alocação dos valores em outras despesas, sem alterar a quantia já orçada.
De certa forma, o Orçamento Contínuo contém o Budget e o Forecast, mas traz ainda a possibilidade de alterar o valor orçado, portando o Rolling Forecast é mais maleável do que o Orçamento estático, por exemplo.
Com um trabalho mais analítico, o Orçamento Contínuo tem mais liberdade em fazer alterações e mudar os valores orçados.
Por exemplo: Uma empresa que utiliza o orçamento estático definiu em seu planejamento que utilizará R$ 10.000,00 para cobrir suas despesas e custos ao longo de um ano.
Até o fim do mês de julho, a firma já tinha utilizado R$ 7.000. Portanto, há somente mais R$ 3.000 para utilizar no restante do período.
Se o orçamento considerava um gasto de R$ 833,33 ao mês, agora, o gasto mensal deverá ser de R$ 600,00.
Essa queda no valor do orçamento vai exigir que o gestor faça uma alocação diferente do seu orçamento dentre os setores da empresa. Entretanto, se o planejamento desta empresa tivesse sido construído sob a ótica do Orçamento Contínuo, esta mudança substancial do orçamento já haveria sido detectada com antecedência, e o orçamento dos meses seguintes já seria ajustado de acordo.
Desta forma, a exigência de mais recursos já seria parte das revisões e do planejamento orçamentário. Em outras palavras, quando tratamos de orçamento estático com o Forecast, temos algo mais engessado, mas de baixo custo e menos exigente, visto que o processo orçamentário é feito apenas em um momento.
O Orçamento Contínuo exige mais do gestor, e por consequência, será mais custoso em tempo e recursos. No entanto, este acompanhamento do orçamento tende a trazer melhores resultados a empresa e garante o planejamento estratégico financeiro do negócio.
O cálculo do Rolling Forecast deverá ser executado após a criação do planejamento orçamentário da empresa. No início, antes de colocar o Orçamento Contínuo em prática, a empresa precisa definir quais serão os períodos em que será feito o orçamento, as revisões e como será feito o processo de atualização periódica.
Após isso, os gestores e colaboradores executam o orçamento contínuo. O engajamento e o comprometimento dos gestores e dos demais colaboradores envolvidos neste processo é de suma importância para o sucesso desta metodologia. Visto que todas essas decisões devem ser tomadas em conjunto. Com todos os responsáveis das respectivas áreas da empresa.
Tanto os gestores quanto os colaboradores devem ser orientados em alguns pontos para executar o orçamento contínuo. Será necessário desenvolver algum relatório, ou documento, mensal, onde estarão informações relevantes sobre o orçamento do período. A cúpula da empresa precisa incentivar os gestores e colaboradores a terem iniciativa no desenvolvimento do orçamento contínuo.
Não se esqueça, o orçamento será desenvolvido pelos gestores e colaboradores, se não houver incentivos e acompanhamento, todo esse trabalho pode ser em vão.
Por fim, é necessário fazer incentivos para os colaboradores, quando detectarem problemas, pensarem em uma solução. O ímpeto e a iniciativa são imprescindíveis para o orçamento contínuo. Frisamos novamente, sem uma maior atenção dos colaboradores e gestores, dificilmente o orçamento contínuo dará resultados.
Vale destacar que dentro de suas respectivas competências, colabores e gestores precisam trabalhar analisando as receitas e despesas do setor, buscando equalizar os valores, tornando o negócio mais rentável. Pontos negativos e positivos também devem ser analisados dentro do orçamento, evitando gargalos financeiros na operação.
Não há dúvidas, quando comparado com outros modelos de planejamento orçamentário, o Rolling Forecast é um dos mais exigentes, mas que bem feito e executado, proporciona os melhores resultados para à empresa.
Comparado a outras formas de planejamento orçamentário, o Rolling Forecast é um dos mais interessantes para aqueles que buscam acompanhar os números bem de perto. O gestor que busca performance financeira, procurando estar sempre atualizado acerca dos resultados da empresa, encontrará no Rolling Forecast uma das melhores metodologias de planejamento orçamentário existentes.
Além deste acompanhamento ágil, também é importante considerar outras vantagens do Rolling Forecast, como a aprimoração da sua análise de risco e a maior precisão no planejamento financeiro do seu negócio
Porém, lembramos que o Rolling Forecast exige atenção e tempo do profissional. Como estamos tratando de um trabalho que será desenvolvido todos os meses e contará ainda com a revisão para períodos seguintes, o Rolling Forecast tem uma carga de trabalho considerável.
Empresas que possuem muitos setores e grandes orçamentos podem encontrar no Rolling Forecast uma solução para controlar melhor as finanças e extrair o melhor resultado da operação. O Orçamento Contínuo pode ajudar também na simulação de cenários e na projeção de números, uma vez que o acompanhamento orçamentário acontecerá de perto.
O Rolling Forecast pode ser utilizado em qualquer empresa, porém, existem algumas ressalvas. Uma empresa que tende a alterar seu orçamento com recorrência, provavelmente não terá sucesso com este formato de orçamento.
Como os ajustes no orçamento implicarão em mais mudanças nos meses seguintes, o correto seria avaliar melhor o planejamento estratégico da empresa, ao invés de utilizar o orçamento contínuo.
Em geral, o Rolling Forecast é indicado para empresas com ciclo de vendas muito rápido, como por exemplo, no setor varejista. Empresas do ramo de tecnologia, ou negócios que são constantemente guiados por inovações tecnológicas, também encontrarão grande sucesso nesta metodologia.
Para empresas com ciclos de venda longos, ou com produtos de alto valor agregado, o Orçamento Contínuo não terá tanto impacto.
Por fim, empresas que têm dificuldades de se ajustar rapidamente a mudanças, com certeza irão encontrar grande resistência na hora de implementar o Rolling Forecast, devido à natureza dos constantes reajustes necessários para o funcionamento deste método.
Ao utilizar o orçamento contínuo, a empresa vai acompanhar de perto os números do orçamento, podendo se antecipar e ganhar performance financeira. Fato que provavelmente culminará em melhores resultados, mas, para ter o efeito desejado, a empresa terá que designar gestores e colaboradores para exercer o acompanhamento do orçamento, buscando melhorias e atentos a eventuais problemas.
Ou seja, há um custo que a firma precisa avaliar bem antes de adotar este modelo orçamentário.
Como estamos tratando de um planejamento orçamentário que exige uma grande governança e agilidade na hora de consolidar os dados necessários para o acompanhamento dos resultados, é de grande importância o uso de um ERP de qualidade e uma ferramenta de Gestão Orçamentária ou FP&A completa, para dar credibilidade aos números apresentados.
Portanto, analisar a maturidade financeira do seu negócio antes de escolher seu modelo de gestão orçamentária é um passo imprescindível para garantir que seu negócio esteja preparado para utilizar este formato.
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