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O orçamento empresarial é uma ferramenta fundamental para a gestão financeira de qualquer organização, pois permite planejar, controlar e avaliar o desempenho econômico.
Ao elaborar um orçamento eficaz, as empresas podem projetar receitas, despesas, custos e investimentos, o que facilita a tomada de decisões estratégicas e a alocação adequada de recursos.
Neste contexto, o orçamento não apenas serve como um guia para as operações diárias, mas também oferece uma visão clara do futuro financeiro da empresa.
Compreender a importância do orçamento empresarial é essencial para otimizar o crescimento e a sustentabilidade de um negócio em um mercado competitivo.
Neste artigo, vamos explorar os principais tipos de orçamentos, suas funções e como implementá-los de maneira eficaz, garantindo que sua empresa esteja sempre preparada para os desafios do ambiente econômico. Continue a leitura e aprenda:
O Orçamento Empresarial – ou Budget - é uma ferramenta importante para o processo de Gestão Orçamentária das organizações, por meio dele é analisado o desempenho através da criação de projeções de receitas, despesas, custos e investimentos, possibilitando a revisão de cenários para antecipar a tomada de decisão.
A finalidade desta ferramenta excepcional para o crescimento de um negócio é a implementação tática de um plano de ação, com foco em ter bem definido as projeções e alocação dos recursos para o período inicial do ano.
Pensando na eficácia da gestão, o orçamento tem a função de controlar e medir o desempenho da empresa, através da análise, acompanhamento, projeção e verificação da saúde financeira.
Por conseguinte, é importante ressaltar as três funções importantes para que o orçamento seja construído corretamente.
⦁ Planejar: Estabelecer os objetivos a serem alcançados;
⦁ Controlar: Acompanhar os desvios realizados e previstos;
⦁ Executar: Alocar corretamente os recursos e projeções.
Existem diversos tipos e combinações para a chegar ao orçamento empresarial ideal para cada empresa.
Aqui, vamos listar os principais tipos de orçamentos empresariais para te ajudar a entender a forma clara:
⦁ Estático
⦁ Base Zero
⦁ Matricial
⦁ Forecast
⦁ Rolling Forecast
A principal característica do orçamento estático é a manutenção de projeções fixas, independentemente de ocorrerem modificações no ambiente de atuação da empresa. Mediante a sua utilização, os demonstrativos orçados (Demonstração de Resultado do Exercício, Fluxo de Caixa e Balanço Patrimonial) são projetados de acordo com volumes de atividade pré-estabelecidos.
Para melhor ilustração, suponhamos que a empresa LeverPro tenha projetado para o ano de 2022 os valores fixos para o lucro líquido no valor de R$ 377.009,00.
Em uma situação como o exemplo (1) e (2) ilustrado na planilha abaixo, o orçamento ao passar do tempo se manterá igual para os meses seguintes, sem que haja variação entre as composições dos meses realizados.
Uma vez elaborado o orçamento estático, ele não muda, ou seja, permanecerá parado e permanente. Este processo de projeção costuma ocorrer no final do ano corrente, e a previsão gerada é mantida para todo o próximo período sem a necessidade de ajustes.
O conceito central do Orçamento Base Zero firma-se nas projeções como se estivesse construindo a empresa em seu início. Para isso, todos os gastos e receitas partem de uma base zerada, ou seja, sem a participação dos exercícios anteriores.
Neste contexto, é de fundamental importância que os objetivos e metas estejam claramente definidos, para que as aplicações de recursos sejam avaliadas de acordo com a sua importância em relação ao que se espera alcançar.
Uma proposta orçamentária OBZ (Orçamento Base Zero) para o exercício de 2022 por exemplo, tem como principal atividade a revisão crítica de cada grupo apresentado no mês de dezembro de 2021 da empresa LeverPro, a ser refletido na construção do orçamento para o início do ano seguinte.
Na imagem abaixo, os grupos contidos no orçado, serão revisados e alterados para o exercício do ano subsequente, conforme a planilha a seguir. Se baseando em uma nova projeção e mensuração dos custos, despesas e impostos e lucros.
Através do Orçamento Base Zero, a empresa poderá examinar o custo-benefício ou análise de evolução de todos os processos, projetos e atividades dando início pela estaca zero, concentrando-se nas estimativas e revisão crítica para cada gasto ou receita.
Esta análise deve levar em consideração e conter como foco principal a real necessidade da empresa e não as variações do ano anterior. Dessa forma, será possível uma melhor aplicação dos recursos, fornecendo informações detalhadas para os devidos fins, evitando-se perdas ou engessamento de recursos que não são prioritários.
Para explorar mais esta metodologia, leia nosso Guia Completo sobre Orçamento Base Zero!
Entre os diversos processos e orçamentos empresariais, tem se observado grande adoção do chamado Orçamento Matricial ou Gerenciamento Matricial de Despesas (GMD).
Para a elaboração do orçamento, a empresa deve, inicialmente, realizar a análise detalhada dos seus dispêndios e agrupá-los por semelhança.
Estes agrupamentos são feitos com base em contas contábeis e recebem o nome de pacotes. Uma empresa pode, dependendo de suas características, criar diversos pacotes de gastos, tais como:
⦁ Recursos humanos
⦁ Gastos com viagens
⦁ Gastos administrativos
⦁ Gastos com manutenção
Diferentemente de processos tradicionais, no orçamento matricial deve ser definido um responsável para cada pacote de gasto, o qual responderá por toda a empresa ou grupo, independentemente da quantidade de áreas ou filiais existentes.
Após a definição do pacote de gasto e de seu responsável geral, para cada uma das áreas identificadas como entidades, é atribuído um responsável local, sendo sua função elaborar a previsão de gastos da unidade e realizar seu efetivo controle, mas sempre em conjunto com o responsável pelo pacote geral. Desta forma, tem-se uma responsabilidade cruzada, sendo esta a origem do nome matricial.
Este cruzamento de responsabilidades, por exemplo, pode ser observado na figura a seguir:
Conforme a imagem abaixo, as entidades representam as unidades da estrutura organizacional de uma empresa, como departamentos, setores e centros de custo.
São exemplos de entidades o departamento de Recursos Humanos, Viagens, Administrativo e Manutenção.
Nesta segunda imagem, temos dois grupos: os pacotes e as entidades. os pacotes são agrupamentos de receitas e despesas de uma mesma natureza, como custos com salários, aluguel e viagens. Já as entidades foram subdividas em setores como diretoria, administrativo, comercial, jurídico, recursos humanos, marketing, compras e TI.
Para se aprofundar mais ainda no Orçamento Matricial, recomendamos a leitura do nosso artigo completo com tudo sobre o Orçamento Matricial.
O processo conhecido como Forecast tem o objetivo de revisar as projeções da empresa diante de sua atuação e condições de mercado, visando estimar o resultado financeiro mais provável para o encerramento do período orçamentário.
Nesta atividade, podem ser revisados não somente a DRE (Demonstração de Resultado do Exercício), mas também o fluxo de caixa, balanço patrimonial e qualquer outro relatório gerencial da companhia.
Ao realizar o processo de Forecast, a empresa utiliza os períodos já realizados e acrescenta a nova projeção para aqueles que ainda restam para encerrar o ciclo orçamentário. No exemplo abaixo, a empresa LeverPro orçou R$24.000,00 de despesa de marketing para o ano, sendo a sua média de R$ 2.000,00 por mês, conforme a imagem abaixo. Mas, nos 6 primeiros meses foram gastos R$18.000,00 (2), ficando a diferença de R$ 6.000,00 (3) para os próximos 6 meses faltantes, ajustando a meta para R$ 1.000,00 (4) por mês no segundo semestre.
Assim, são revisadas as projeções de julho a dezembro do mesmo ano, as quais são acrescidas aos meses já ocorridos, para gerar uma previsão atualizada do resultado ao final do período orçamentário.
O Rolling Forecast, também conhecido como Orçamento Contínuo, é a peça com maior foco no direcionamento de negócio da empresa, pois ela não se limita ao processo de planejamento anual verificado nos outros processos orçamentários.
Quando uma empresa utiliza o Rolling Forecast, faz sempre a projeção dos próximos 12 meses (algumas até 24 meses), independentemente do encerramento do ano calendário ou orçamentário que pratique.
Sua metodologia define que, em cada revisão do planejamento, um período realizado seja excluído enquanto outro adicional é acrescido ao final. Assim, caso a empresa esteja em abril, o mês de março será excluído e a nova projeção ocorrerá para os meses de abril do mesmo ano, até março do ano seguinte.
Exemplo de Orçamento Contínuo com ciclo de 12 meses, acrescentando sempre um mês:
Apesar de ser uma ferramenta extremamente poderosa, quando comparado a outras formas de planejamento orçamentário, o Rolling Forecast é certamente um dos tipos de orçamento que mais demandam atenção e tempo do profissional, principalmente dos gestores. Por isso, é importante compreender e considerar as vantagens e desvantagens deste modelo, seus desafios, e entender bem o financeiro da sua empresa para garantir que o Rolling Forecast seja a escolha correta para o seu negócio.
Desta forma, se você quer conhecer mais sobre este modelo orçamentário, leia nosso artigo dedicado apenas ao Rolling Forecast.
A elaboração do orçamento consiste no cumprimento de atividades ou metas, que levam a organização alcançar os objetivos detalhados no planejamento.
Desta forma, existem etapas para que a elaboração do orçamento seja eficaz e proporcione ao gestor e participantes, o real controle e análise de cada processo com a finalidade de ser útil para o contexto de gestão e tomada de decisão.
Assim, o orçamento empresarial estabelece de maneira prática e precisa, como se deve construir e detalhar as projeções, podendo ser descrito pelo:
Etapa 1 - Receitas
Etapa 2 - Custos
Etapa 3 - Despesas
Etapa 4 - Despesas e Receitas Financeiras
Etapa 5 - Capex
Etapa 6 - Fluxo de Caixa
Etapa 7 - Balanço Patrimonial
A construção do orçamento de receitas está relacionada a projeção das vendas futuras, baseando-se no volume total previsto no decorrer do ano. Assim, para realizar a projeção, é necessário orçar o volume de vendas que serão realizadas conforme a imagem (1) por tipo de produto.
Em seguida, alimentado pelo volume do Mercado Potencial, encontra-se o Orçamento de Vendas na imagem (2). Nesta projeção deverá informar o preço de venda unitário sugerido, que, multiplicado pelo volume de vendas do previsto, resultará a receita de vendas.
O orçamento de vendas, por sua vez, alimenta o Orçamento de Produção, que vai definir a quantidade de produto a ser produzida para atender a demanda. Descrito na imagem (3).
A próxima etapa é a projeção dos custos correspondentes a operação da empresa, que podemos detalhar pelo orçamento de compras de matéria-prima (imagem 4), que informa a quantidade de matéria-prima a ser comprado e os valores a serem gasto.
Os custos são os gastos referentes a fabricação de um produto ou prestação de serviço, em geral, vinculada a atividade produtiva. O componente principal desta fase é a projeção de produção, pois na apuração dos valores estimados para a fabricação dos produtos, todas as etapas produtivas devem ser analisadas e consideradas nas estimativas.
Nesta fase, também conhecida como orçamento de OPEX (Operational Expenditure), etapa o qual é relevante para a projeção de despesas operacionais (imagem 5). Nesta fase é preciso que seja listado todas as despesas que a organização possui ou planejar incluir em sua operação. Assim, compondo os grandes grupos dos gastos.
As despesas financeiras estão relacionadas às captações de recursos financeiros na forma de capital de giro ou capital fixo, procurando, assim, viabilizar as atividades operacionais da empresa no período projetado.
⦁ Juros de financiamento e empréstimos;
⦁ Impostos sobre operações de crédito;
⦁ Taxa de abertura de crédito;
⦁ Comissões bancárias;
Na (imagem 6), as projeções foram divididas durante o ano, preenchendo no decorrer do período projetado, os orçamentos de cada grupo. Sendo assim, fornecendo o total de despesas e receitas financeiras.
O orçamento de CAPEX (Capital Expenditure) é uma das etapas mais discutidas na elaboração do orçamento empresarial, por projetar os investimentos de capital. Não se deve confundir a palavra investimentos, neste contexto, com aplicações no mercado financeiro.
Nesta situação, o significado é de aplicações de recursos da empresa em caráter duradouro ou permanente, tais como:
⦁ Máquinas para a produção (ativos imobilizados).
⦁ Softwares (ativos intangíveis).
Este relatório apresenta os valores que serão investidos para a aquisição de maquinários e Softwares (imagem 7). Projetando os investimentos necessários para o período de 12 meses. E consequentemente o total a ser investido na organização.
Portanto, é a medida de base para calcular o Retorno sobre o Investimento em determinado projeto. Envolvendo todos os custos relacionados à aquisição de equipamentos e instalações que visam a melhoria de um produto, serviço ou da empresa.
O orçamento do fluxo de caixa (imagem 8) é consequência das projeções de todas as etapas do orçamento empresarial. Em cada uma, deve-se projetar as receitas e gastos, bem como a forma de seu recebimento ou pagamento. O agrupamento destes valores é o que compõe este relatório
O orçamento do Fluxo de Caixa é a previsão para um determinado período futuro do fluxo de entradas e saídas de dinheiro na empresa. Incluem-se nesta previsão todos os ativos de liquidez imediata: dinheiro em caixa, saldos disponíveis em bancos e aplicações a curto prazo.
O Balanço Patrimonial orçado é uma ferramenta bastante importante devido à sua função de permitir a reflexão sobre a posição financeira futura da empresa em decorrência do planejamento.
Em vista disso, há requisitos para um processo de controle eficiente sendo o principal deles, o balanço patrimonial estruturado pautado também em uma estrutura contábil.
O Balanço Patrimonial Orçado deve ser composto por três grandes partes:
⦁ Ativo: São os bens e direitos, controlados pela empresa, avaliáveis financeiramente e que gerem benefício presente ou futuro para a empresa. Os bens podem ser classificados como tangíveis (máquinas, estoques, terrenos) ou intangíveis (marcas, patentes, direitos de uso). Uma das formas de compreender os direitos é como sendo um bem da empresa que esteja temporariamente sobre posse de terceiros, como as contas a receber, pois representa recursos financeiros que estão com os clientes.
⦁ Passivo: Este grupo pode ser entendido como as dívidas ou obrigações exigíveis da empresa, ou seja, apresentam vencimento e nesta data poderão ser reclamadas pelos credores. Devido à esta característica, alguns sugerem que o mais adequado seria chamá-lo de passível exigível.
⦁ Patrimônio Líquido: Neste grupo são representados os recursos dos proprietários aplicados no negócio, os quais podem ter origem em novos aportes ou na retenção de lucros apurados em sua operação. Os valores aportados pelos sócios são registrados em uma conta denominada capital e os lucros retidos ficam provisoriamente na conta lucros acumulados até que seja apresentada uma destinação no final do exercício, a qual pode ser desde distribuição de dividendos até o aumento do capital da empresa.
O orçamento do balanço (imagem 9), está sendo projetado entre a estrutura do ativo (1.1), passivo (1.2) e patrimônio líquido (1.3). Além do destaque entre as variações nos anos realizados, a nova projeção e a visualização do período e seus resultados alcançados.
Por meio da aplicação do orçamento no negócio, é possível ter estratégias bem traçadas através de ações que serão realizadas e que poderão ser modificados no decorrer do período.
Dessa forma, haverá uma contribuição para que a tomada de decisão seja eficaz e leve o negócio ao alcance das ações pré-estabelecidas.
Em uma breve síntese deste material, abordamos o que é o orçamento e sua importância nas organizações, como elaborar o orçamento de forma eficiente, estratégias e etapas para a sua construção, impactos para a tomada de decisão e principais tipos de orçamentos.
Sendo assim, o plano orçamentário tem como plano projetar os resultados, planejar as atividades e processos, monitorar os resultados financeiros e mensurar as metas e estratégias, ou seja, ferramentas que permitem que os gestores utilizem o orçamento com mais rapidez e praticidade, levando a melhoria em seus resultados.
Assim sendo, ele facilita a obtenção de visões para o curto, médio e longo prazo. Facilita a implementação das medidas necessárias para alcance das metas, o acompanhamento mensal do previsto e realizado com a finalidade de assegurar que o histórico tenha informações reais e importantes para o crescimento da empresa.
Portanto, o orçamento empresarial permite ver os relatórios e cenários de forma fácil e todas as suas funcionalidades no dia a dia do negócio, favorecendo alcançar o melhor controle e gestão.
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