Gestão Orçamentária

Planejamento Orçamentário: Melhore Decisões e Eficiência Empresarial

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15.7.2024
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Equipe LeverPro

O planejamento orçamentário é um elemento fundamental da gestão financeira e estratégica para empresas de médio e grande porte.

Este processo envolve a elaboração de um plano detalhado que projeta receitas, despesas, investimentos e fluxos de caixa ao longo de um período específico, geralmente um ano.

A importância do planejamento orçamentário reside em sua capacidade de alinhar os recursos financeiros de uma empresa com seus objetivos estratégicos, facilitando o controle operacional, a análise de desempenho e a tomada de decisões informadas.

Pensando nisso, desenvolvemos esse artigo para compartilhar pontos cruciais no entendimento do processo. Leia agora!

O que é o Planejamento Orçamentário?

O planejamento orçamentário é um processo essencial de gestão financeira que envolve a criação de um plano detalhado para a alocação dos recursos financeiros de uma organização ao longo de um período específico, geralmente um ano fiscal.

Esse planejamento inclui a projeção de receitas, despesas, investimentos e fluxos de caixa, para atingir as metas financeiras e estratégicas da empresa.

Nas médias e grandes empresas, o planejamento orçamentário é tipicamente coordenado por uma área especializada, geralmente conhecida como FP&A (Financial Planning and Analysis) ou Planejamento Financeiro e Análise.

‍Para termos uma ideia da complexidade do processo, vamos dar uma olhada nos principais itens que o compõem:

  • Orçamento de Vendas: Projeta as receitas futuras com base em análises de mercado e previsões de vendas.
  • Orçamento de Produção: Detalha os custos e os recursos necessários para produzir os bens ou serviços que a empresa vende.
  • Orçamento de Despesas Operacionais: Inclui todas as despesas necessárias para as operações diárias da empresa, como salários, aluguel e utilidades.
  • Orçamento de Capital: Planeja os investimentos em ativos de longo prazo, como equipamentos e instalações.
  • Orçamento de Fluxo de Caixa: Projeta os fluxos de caixa futuros, ajudando a garantir que a empresa mantenha liquidez suficiente para suas operações.
  • Prevenção de Déficits: Identifica períodos de escassez de caixa e permite que a empresa tome medidas preventivas, como buscar financiamentos ou ajustar os planos de gastos.

Quais são os tipos de planejamento orçamentário?

Agora que entendemos o que é o planejamento orçamentário, é importante entender que ele sempre será desenvolvido conforme a necessidade da empresa no momento. 

Neste cenário, existem diversos formatos, e cabe ao controller ou analista orçamentário escolher o mais apropriado para a empresa. Separamos os principais modelos: 

Orçamento Estático

Este formato o plano se mantém inalterado, independentemente dos resultados alcançados. 

Ele permite um controle mais rigoroso do fluxo de caixa da empresa e ajuda a identificar rapidamente desvios na estratégia, facilitando a tomada de decisões corretivas.

Orçamento Flexível

No entanto, neste modelo o planejamento permite ajustes na alocação de verbas. 

Assim, o plano permanece atualizado, possibilitando a redistribuição dos recursos conforme as mudanças na economia e as variações sazonais.

Orçamento Contínuo

Enquanto orçamentos tradicionais são revisados trimestralmente, semestralmente ou anualmente, este modelo é revisto mensalmente.

 A cada final de mês, é adicionado um novo mês ao planejamento, mantendo sempre um horizonte de 12 meses.

Orçamento Ajustado 

Este modelo permite ajustes quando os resultados reais divergem das projeções. 

Por exemplo, se as vendas não atingem as expectativas ou se os custos de produção aumentam além do previsto, a empresa ajusta o orçamento para o restante do período, adaptando-se às novas condições.

Orçamento Matricial 

Este modelo é realizado quando um analista, por exemplo, perceber que as despesas ultrapassaram o valor estipulado, ele pode recorrer a outra área que gastou menos.

Mas como saber que a outra área gastou menos? Este plano é realizado a partir de uma matriz que apresenta o cruzamento de dados subdivididos entre os departamentos da empresa.

Orçamento Base Zero

Este planejamento é feito sem considerar o histórico anterior, partindo do princípio de que eventos passados não se repetirão. 

A ideia é analisar o custo-benefício e a real necessidade das verbas para processos, projetos e atividades específicas da empresa, buscando uma utilização mais eficiente dos recursos.

Se você deseja conhecer todos os tipos de orçamento empresarial, a LeverPro tem um blog completo sobre o assunto.

Agora que você sabe o que é o Planejamento Orçamentário e os tipos que o compõe, é fundamental entender a fundo o porquê é um instrumento tão importante para uma empresa. 

Por que o Planejamento Orçamentário é tão importante?

Imagine um cenário onde um grande prédio de escritórios está sendo construído, mas sem qualquer planejamento de um engenheiro civil.

O projeto começou sem uma análise prévia do local, das dimensões, sem um cronograma das etapas da construção e sem saber quais materiais serão necessários.

Assim como a construção de um prédio sem um planejamento pode levar a uma série de problemas, a falta de um planejamento orçamentário pode resultar em desperdícios, custos inesperados e até mesmo riscos de falência para a empresa.

Conforme dito no início do artigo, o Planejamento Orçamentário é fundamental para uma gestão financeira adequada das organizações.

São inúmeros os motivos que fazem esse processo ser tão importante, mas podemos citar como principais.

Controle Financeiro

Um orçamento bem estruturado permite que a empresa monitore suas finanças de maneira eficaz, identificando variações entre o planejamento e a execução.

Isso ajuda a evitar gastos excessivos e a garantir que os recursos sejam utilizados de forma eficiente.

Também, permite uma distribuição eficiente dos recursos financeiros, assegurando que eles sejam direcionados para as áreas mais críticas e de maior retorno.

Alinhamento Estratégico

O processo orçamentário força a empresa a definir metas claras e a alinhar seus recursos para alcançá-las.

Isso assegura que todos os departamentos e unidades de negócio estejam trabalhando em sinergia para atingir os objetivos estratégicos globais.

Avaliação de Desempenho

O orçamento serve como uma referência contra a qual o desempenho real da empresa pode ser comparado.

Ele facilita a análise de resultados, permitindo ajustes e correções rápidas conforme necessário.

O desempenho mostrará se o caminho que está sendo percorrido, está correto ou não.

Previsão e Mitigação de Riscos

Ao prever receitas e despesas futuras, as empresas podem identificar possíveis gargalos financeiros e planejar como mitigá-los.

Isso é crucial para manter a estabilidade financeira e a continuidade operacional.

Tomada de Decisões Informadas

Com um orçamento detalhado, a alta administração possui uma visão clara dos recursos disponíveis e das necessidades futuras.

Isso facilita a tomada de decisões fundamentadas sobre investimentos, expansões e cortes de custos.

Comunicação Interna

O processo de elaboração do orçamento envolve a colaboração entre diferentes departamentos.

Isso promove uma melhor comunicação e compreensão das necessidades e desafios de cada área, fortalecendo a coesão organizacional.

Agora, com certeza, você já sabe o quão fundamental é o planejamento orçamentário e talvez esteja pensando por onde começar para desenvolver um planejamento assertivo e seguro. 

Neste cenário, é fundamental entender que para garantir que o planejamento orçamentário cumpra seu papel e seus objetivos, ele deve ser regido por princípios e regras. Confira abaixo.

Fundamentos do Planejamento Orçamentário

Os fundamentos orçamentários são diretrizes fundamentais que orientam a elaboração, execução e controle de um orçamento, assegurando que ele seja eficaz e útil.

Entre os principais princípios orçamentários, destacam-se:

1. Clareza: O orçamento deve ser apresentado de maneira clara e compreensível, facilitando a interpretação e análise por todos os profissionais envolvidos.

2. Transparência: As informações orçamentárias devem ser disponibilizadas de forma aberta e acessível, permitindo que todos os interessados tenham acesso aos dados e entendam como os recursos estão sendo alocados e utilizados.


3. Precisão:
As estimativas de receitas e despesas devem ser realizadas com o máximo de precisão possível, baseando-se em dados históricos, previsões realistas e análises detalhadas.


4. Responsabilidade Fiscal:
O orçamento deve ser elaborado e executado de acordo com princípios de responsabilidade fiscal, garantindo a sustentabilidade financeira e evitando déficits excessivos e endividamentos insustentáveis.


5. Universalidade:
Todas as receitas e despesas da organização devem ser incluídas no orçamento, garantindo uma visão completa e abrangente das finanças.


6. Periodicidade:
O orçamento deve ser elaborado e aprovado para um período específico, geralmente um ano, permitindo o controle e a revisão regular do desempenho financeiro.


7. Exclusividade:
Cada item de receita e despesa deve ser registrado e controlado de forma exclusiva, evitando duplicidades e garantindo a precisão das informações.


8. Legalidade:
O orçamento deve ser elaborado e executado conforme as leis e regulamentos vigentes, assegurando a sua validade jurídica e operacional.

Aderir a esses fundamentos orçamentários garante a integridade e a utilidade do orçamento, facilitando o controle e a revisão contínua, além de promover uma gestão financeira mais eficiente e transparente.

Confira mais sobre Diretrizes e Premissas Orçamentárias: Melhores Práticas para Assertividade e Precisão

Agora que sabemos o que é o planejamento orçamentário, seus componentes e sua importância, é hora de nos aprofundarmos nas etapas que compõem o processo.

Principais Etapas do Planejamento Orçamentário


Um planejamento orçamentário eficaz é fundamental para garantir a saúde financeira e o sucesso a longo prazo de qualquer organização.

Ele permite que a empresa alinhe seus recursos financeiros com suas metas estratégicas, garantindo que todas as áreas estejam trabalhando em direção a objetivos comuns.

Para que o planejamento orçamentário seja realmente eficaz, é necessário seguir um processo estruturado e bem definido, que leve em consideração todos os aspectos financeiros da empresa.


A seguir, apresentamos as etapas essenciais que compõem esse processo.

1. Definir Objetivos 


Por que é importante?

Definir objetivos é o primeiro passo para qualquer planejamento eficaz. Eles orientam todas as decisões subsequentes e fornecem uma base para medir o sucesso.


Como fazer?

  • Específicos: Defina metas claras e precisas. Exemplo: "Aumentar as vendas online em 20% nos próximos 12 meses."
  • Mensuráveis: Estabeleça métricas para monitorar o progresso. Exemplo: "Atingir um lucro líquido de R$ 500.000 até o final do ano."
  • Alcançáveis: Certifique-se de que as metas são realistas, considerando os recursos disponíveis. Exemplo: "Reduzir os custos operacionais em 10% aproveitando novas tecnologias."
  • Relevantes: As metas devem estar alinhadas com a estratégia geral da empresa. Exemplo: "Expandir para novos mercados internacionais para diversificar a base de clientes."
  • Temporais: Defina um prazo para atingir cada meta. Exemplo: "Lançar três novos produtos até o terceiro trimestre."

2. Coleta de Dados 


Por que é importante?

A coleta de dados fornece a base factual necessária para fazer previsões e tomar decisões informadas.


Como fazer?

  • Histórico Financeiro: Revise as demonstrações financeiras dos últimos anos, incluindo balanços patrimoniais, demonstrações de resultados e fluxos de caixa.
  • Dados Operacionais: Colete informações sobre custos fixos (como aluguel e salários) e variáveis (como matéria-prima e despesas de marketing).
  • Variações Sazonais: Identifique padrões sazonais que possam afetar as receitas e despesas, como aumento de vendas durante o período de férias.
  • Indicadores Econômicos: Considere fatores externos que possam impactar seu negócio, como taxas de juros, inflação e tendências do setor.

 3. Análise de Dados


Por que é importante?

 Analisar os dados ajuda a identificar tendências e prever futuros resultados financeiros, facilitando ajustes necessários ao plano.


Como fazer? 

  • Análise de Tendências: Utilize dados históricos para identificar tendências de crescimento ou declínio. Exemplo: "Aumento consistente de 5% nas vendas a cada trimestre."
  • Projeções Futuras: Utilize ferramentas de modelagem financeira para fazer previsões baseadas em diferentes cenários. Exemplo: "Se continuarmos a crescer a 5% ao trimestre, esperamos alcançar X receita até o final do ano."
  • Cenários Alternativos: Desenvolva cenários otimistas, pessimistas e realistas para preparar-se para diferentes situações econômicas. Exemplo: "Cenário pessimista: queda de 10% nas vendas devido a uma recessão econômica." 

4. Desenvolvimento do Plano 


Por que é importante?

 Um plano detalhado fornece um roteiro claro para alcançar os objetivos financeiros.


Como fazer?

  • Receitas: Liste todas as fontes de receita esperadas, incluindo vendas de produtos, serviços, investimentos e outros rendimentos. Exemplo: "Receita projetada de R$ 2 milhões em vendas de novos produtos."
  • Despesas: Detalhe todas as despesas previstas, categorizando-as em operacionais, de capital, administrativas e variáveis. Exemplo: "Custos de marketing previstos em R$ 200.000 para campanhas de lançamento de produto."
  • Investimentos: Planeje investimentos em ativos fixos, tecnologia ou expansão de mercado. Exemplo: "Investimento de R$ 500.000 em uma nova linha de produção."
  • Ferramentas: Utilize software de planejamento financeiro para maior precisão e eficiência. Exemplo: Utilize soluções de FP&A que vão te auxiliar na análise e planejamento financeiro. 

 5. Aprovação e Implementação


Por que é importante?

Garantir que todos os níveis da empresa estejam alinhados com o plano é crucial para a execução bem-sucedida.


Como fazer?

  • Aprovação da Alta Gestão: Apresente o plano para aprovação dos executivos e obtenha seu aval. Exemplo: "Reunião com o conselho administrativo para validar o orçamento anual."
  • Engajamento das Partes Interessadas: Envolva todos os departamentos e comunique claramente suas responsabilidades no plano. Exemplo: "Workshops e reuniões de alinhamento com os gestores de cada epartamento."
  • Comunicação Clara: Utilize apresentações e documentos detalhados para garantir que todos compreendam o plano. Exemplo: "Documento de 30 páginas detalhando cada etapa do plano orçamentário e responsabilidades associadas."
  • Execução: Coloque o plano em prática, seguindo os cronogramas e alocando os recursos conforme planejado. Exemplo: "Início imediato das atividades conforme o cronograma definido." 

6. Monitoramento e Revisão

 Por que é importante? 

Monitorar o desempenho e ajustar o plano conforme necessário é crucial para garantir que a empresa permaneça no caminho certo para alcançar seus objetivos financeiros e estratégicos.

O monitoramento contínuo permite identificar desvios e tomar ações corretivas de forma proativa, evitando surpresas desagradáveis e otimizando o uso dos recursos.

Como fazer?

  • Monitoramento Regular: dashboards financeiros para acompanhar o desempenho em tempo real.

Exemplo: "Uso de painéis de controle para monitorar KPIs financeiros, como receita, lucro líquido, margem de lucro e despesas operacionais.

Esses dashboards permitem que os gestores vejam dados atualizados instantaneamente e façam ajustes rápidos quando necessário."

  • Análise de Desvios: Compare os resultados reais com o planejado e analise as causas de qualquer variação.

Exemplo: "Relatório mensal de variação de orçamento para identificar e corrigir desvios."

  • Ajustes Necessários: Faça ajustes no plano conforme necessário para responder a mudanças no ambiente interno ou externo.

Exemplo: "Revisão trimestral do orçamento para ajustar as previsões de receita e despesa."

  • Relatórios Periódicos: Emita relatórios regulares para a alta gestão, destacando desempenho, desafios e ajustes realizados.

Exemplo: "Relatório trimestral para o conselho administrativo com análise de desempenho e recomendações de ajustes."

Agora que entendemos o conceito e as etapas para se realizar um planejamento orçamentário eficaz, será que é importante se atentar ao momento ideal para realizar este planejamento orçamentário?

Continue lendo o nosso artigo e descubra!

 Melhores Práticas do Planejamento Orçamentário

Para garantir que o planejamento orçamentário seja eficaz e alinhado com os objetivos estratégicos da empresa, é fundamental adotar as melhores práticas.

Aqui estão as principais práticas que podem ajudar a otimizar o processo de planejamento orçamentário:

Definição Clara dos objetivos

Ter uma definição clara dos objetivos é crucial para direcionar o planejamento orçamentário. Isso envolve estabelecer metas financeiras específicas, realistas e alinhadas com a estratégia global da empresa.

Objetivos claros ajudam a orientar as decisões e a priorizar a alocação de recursos, garantindo que todos os esforços estejam focados em alcançar os resultados desejados.

Escolha do Modelo Mais Adequado ao Contexto

Selecionar o método de planejamento orçamentário que melhor se adapte ao contexto da empresa é vital. Métodos comuns incluem:

  • Orçamento Base-Zero: Reavalia todas as despesas a partir do zero a cada período.
  • Orçamento Incremental: Ajusta o orçamento do período anterior com base em novas necessidades e expectativas.
  • Orçamento Flexível: Adapta-se às mudanças nas condições de mercado e desempenho real durante o período fiscal.

A escolha do método certo depende da natureza do negócio, do ambiente econômico e das prioridades estratégicas da empresa. 

Controle dos Prazos e Fluxos

Estabelecer um cronograma claro para o planejamento orçamentário, com prazos bem definidos para cada etapa, ajuda a manter o processo no caminho certo e garante a sua conclusão em tempo hábil.

Um controle rigoroso dos prazos e fluxos de trabalho permite que a equipe gerencie melhor as tarefas e evite atrasos que possam comprometer a qualidade do orçamento.

Governança dos Dados

Implementar uma governança de dados rigorosa assegura que as informações utilizadas no planejamento orçamentário sejam precisas, completas e atualizadas.

Isso envolve a definição de processos claros para a coleta, validação e armazenamento dos dados, além de garantir que todas as partes envolvidas tenham acesso às informações necessárias para a tomada de decisões informadas.

Simulação de Cenários

Realizar simulações de cenários permite prever diferentes possibilidades e preparar a empresa para lidar com diversas situações, aumentando a flexibilidade e a resiliência do orçamento.

As simulações ajudam a identificar riscos potenciais e oportunidades, permitindo que a empresa desenvolva planos de contingência e ajuste suas estratégias conforme necessárias.

Uso de Tecnologia

Utilizar tecnologias avançadas, como plataformas de software de planejamento financeiro e análise (FP&A), pode automatizar processos, melhorar a precisão dos dados e facilitar a colaboração entre as equipes.

A tecnologia também permite a integração de diferentes sistemas financeiros, proporcionando uma visão consolidada e em tempo real das finanças da empresa

Ferramentas tecnológicas são essenciais para tornar o processo de planejamento orçamentário mais eficiente e eficaz.

Adotando essas melhores práticas, as empresas podem transformar o planejamento orçamentário em um processo estratégico que apoia o crescimento sustentável e a eficiência operacional.

Erros Comuns no Planejamento Orçamentário Empresarial

Mesmo seguindo as melhores práticas, algumas armadilhas comuns podem comprometer o sucesso do planejamento orçamentário.

Identificar e evitar esses erros é crucial para garantir a precisão e a eficácia do orçamento.

  • Subestimar Despesas

Ignorar custos inesperados e não provisionar adequadamente pode levar a déficits orçamentários e à necessidade de cortes de última hora. 

É fundamental incluir uma margem para despesas imprevistas e revisar regularmente os gastos para ajustes.

  • Superestimar Receitas

Ser excessivamente otimista nas projeções de receita pode criar uma falsa sensação de segurança financeira.

Utilizar previsões conservadoras e baseadas em dados históricos ajuda a garantir que as metas de receita sejam realistas e alcançáveis.

  • Falta de Revisão 

Não ajustar o orçamento com base em mudanças no ambiente de negócios pode levar a decisões desinformadas e ineficazes. 

Revisar e atualizar o orçamento regularmente é essencial para manter sua relevância e utilidade.

  • Fazer o processo manual

Conduzir o planejamento orçamentário manualmente pode resultar em erros, inconsistências e perda de tempo. 

O uso de planilhas e processos manuais aumenta a probabilidade de falhas humanas e dificulta a integração de dados de diferentes fontes.

Não utilizar uma ferramenta para auxiliar na construção

A ausência de ferramentas especializadas para o planejamento orçamentário pode limitar a capacidade de análise e a eficiência do processo.

Ferramentas de FP&A, por exemplo, oferecem recursos avançados que automatizam tarefas, centralizam dados e facilitam a colaboração, melhorando significativamente a qualidade e a precisão do orçamento.

Quais os Benefícios do Planejamento Orçamentário?

Um planejamento orçamentário bem-executado oferece diversos benefícios que ajudam a empresa a alcançar seus objetivos financeiros e operacionais:

  • Melhoria na Alocação de Recursos: Um orçamento bem elaborado permite a utilização eficiente dos recursos financeiros, direcionando-os para áreas prioritárias e alinhadas com as metas estratégicas da empresa.
  • Redução de Custos: Identificar áreas onde é possível economizar sem comprometer a qualidade dos produtos ou serviços ajuda a controlar os gastos e aumentar a rentabilidade.
  • Apoio à Tomada de Decisões: Dados precisos e atualizados fornecem uma base sólida para a tomada de decisões estratégicas, ajudando a empresa a reagir de forma eficaz às mudanças no mercado e a aproveitar oportunidades.
  • Previsibilidade: O planejamento orçamentário ajuda a prever necessidades financeiras futuras, permitindo um planejamento antecipado e a mitigação de riscos. Isso contribui para uma maior estabilidade financeira e operacional.

Em resumo, ao evitar erros comuns e seguir as melhores práticas no planejamento orçamentário, as empresas podem maximizar os benefícios desse processo crucial, garantindo uma gestão financeira mais alinhada com seus objetivos estratégicos.

Para alcançar esses benefícios e superar os desafios associados ao planejamento orçamentário, muitas empresas estão adotando soluções de FP&A (Financial Planning and Analysis).

Essas ferramentas avançadas proporcionam uma abordagem mais integrada e eficiente ao planejamento financeiro, otimizando processos e melhorando a precisão das previsões.

Vamos explorar como as soluções de FP&A podem transformar o planejamento orçamentário em uma empresa.

Soluções de FP&A no Planejamento Orçamentário

As soluções de FP&A (Financial Planning and Analysis) são ferramentas especializadas que auxiliam as organizações na otimização de sua contabilidade financeira e gerencial.

Quando estas ferramentas são boas e especializadas, eles passam a automatizar tarefas críticas, como a coleta de dados, consolidação de informações, geração de relatórios e análise financeira.

Elas ajudam as empresas a criar orçamentos precisos, estabelecer metas financeiras realistas, monitorar o desempenho em relação ao planejado e prever resultados futuros.

No contexto do planejamento orçamentário, as soluções de FP&A desempenham um papel vital ao fornecer uma plataforma integrada que centraliza os dados financeiros e melhora a precisão das previsões.

Essas soluções facilitam a colaboração entre diferentes departamentos, asseguram a conformidade regulatória e oferecem flexibilidade para os usuários, permitindo uma tomada de decisões mais informada e estratégica.

 Quer saber mais sobre soluções de FP&A acesse agora nosso blog com todos os detalhes!

Conclusão

O planejamento orçamentário é uma ferramenta essencial para garantir a eficiência e eficácia na alocação de recursos financeiros em uma empresa. 

Seguir um processo estruturado e utilizar ferramentas adequadas pode fazer uma grande diferença na tomada de decisões estratégicas e no alcance dos objetivos financeiros. 

Adotar boas práticas, evitar erros comuns e estar preparado para ajustes contínuos são passos fundamentais para o sucesso financeiro a longo prazo.

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Perguntas Frequentes

O que é Planejamento Orçamentário?

Planejamento orçamentário é o processo de criação de um plano financeiro detalhado para gerir receitas, despesas e investimentos em um período específico, visando otimizar o uso de recursos financeiros.

Como Funciona o Processo Orçamentário?

Envolve a definição de metas financeiras, coleta e análise de dados, elaboração do orçamento, aprovação, implementação e monitoramento contínuo, garantindo ajustes necessários para alcançar os objetivos financeiros da empresa.

O que Vem Depois do Planejamento e Orçamento?

Depois do planejamento e orçamento, vem o monitoramento contínuo e ajustes periódicos para garantir que os objetivos financeiros sejam atingidos, apoiados por relatórios e análise de desempenho.

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Fontes e Referências

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